03/08/2021
Além de manter os pagamentos corporativos em dia, as empresas também precisam realizar a prestação de contas de forma rotineira e, de preferência, com relatórios bem estruturados. Estes documentos ajudam na identificação dos diferentes tipos de custos envolvidos, no cumprimento da política de gastos e na análise do tempo necessário para o reembolso dos funcionários.
Em resumo, a prestação de contas é uma tarefa fundamental do setor administrativo financeiro para garantir a conformidade com o teto e o limite de gastos. O que assegura o controle de despesas e a responsabilidade corporativa, além de manter tudo em ordem para o caso de auditorias. Assim, esse processo contribui também para a gestão de compliance, minimizando riscos de fraudes e de gastos fora de conformidade.
A prestação de contas não é tão fácil quanto parece
Na descrição acima, parece simples realizar uma prestação de contas nas empresas. Porém, os responsáveis por essa função precisam dedicar muito tempo e esforços para fazer essa conciliação de gastos e elaboração de relatórios de despesas.
De acordo com a Global Business Travel Association (GBTA), o preenchimento do documento para a prestação de contas de viagens corporativas, por exemplo, demora em média 20 minutos. Para piorar, 1 a cada 5 relatórios são enviados com erros ou faltando informações. Ou seja, ainda é preciso ter o retrabalho para arrumar esses problemas. O que pode levar, em média, mais 18 minutos para correção.
A pergunta que fica, então, é como evitar tais dificuldades para a área financeira e administrativa, bem como facilitar a rotina dos colaboradores e dos gestores. A resposta é simples: usando tecnologias e recursos de mobilidade para digitalizar, automatizar e otimizar os processos de prestação de contas, relatórios e reembolsos.
Como as tecnologias e ferramentas móveis podem ajudar na prática?
No que diz respeito às despesas corporativas, o ajuste de contas envolve diversos fatores. Isso porque os colaboradores precisam comprovar os diferentes gastos realizados, como por exemplo:
Home office: contas de energia, internet, telefone, equipamentos eletrônicos e outros.
Viagens de negócios: passagem, hospedagem, alimentação, táxi etc.
Cursos de qualificação profissional
Materiais de escritório
Custos externos: alimentação, táxis, estacionamentos, combustíveis e afins.
Apoio das tecnologias aos colaboradores
Neste sentido, os funcionários devem enviar as informações das notas fiscais das despesas para solicitar os reembolsos. Com processos manuais ou usando planilhas, eles têm que guardar os comprovantes, esperar até retornar à empresa depois de uma viagem ou visita ao cliente e levar os itens até alguém do departamento financeiro.
Todo este processo gera perda de tempo e causa o risco de perdas de notas fiscais, por exemplo. Isso sem falar no transtorno e no estresse. Então, imagine só o trauma na hora do reembolso ao perder notas fiscais!
Em contrapartida, com o uso de ferramentas tecnológicas móveis, os colaboradores podem otimizar todo esse processo por intermédio de fotos dos comprovantes via celular e o envio das notas pelo próprio dispositivo ou por aplicações web. Como consequência, é possível simplificar e melhorar a experiência do colaborador durante toda essa jornada de prestação de contas e reembolso.
Otimização das ferramentas para o setor financeiro
Para os gestores e a equipe financeira, o uso da tecnologia na prestação de contas também colabora e muito, já que é possível receber os comprovantes de forma rápida e on-line. O que facilita a aprovação ou não de reembolsos de maneira 100% digital e em tempo real, diminuindo o tempo para o colaborador receber seu retorno financeiro.
Além disso, com as ferramentas e inovações, os relatórios sobre as despesas saem automaticamente, com diversas análises, desde os gastos por colaborador e as classificações por cada tipo de custo até a categorização por fornecedores e por cartões de crédito corporativo.
Assim, é possível ter maior visibilidade financeira de todas as despesas iniciadas por colaboradores, se estão dentro do teto, se cumprem a política, se são necessárias ou em excesso, entre outros detalhes. A partir daí, os gestores podem tomar decisões embasadas por esses dados, escolhendo reduzir determinadas despesas em um certo período, como por exemplo, as viagens corporativas.
Outra vantagem proporcionada pela tecnologia na gestão das despesas é a possibilidade de conciliar as despesas empresariais com uma grande variedade de cartões corporativos. E tem mais: todos os documentos e notas para a prestação de contas ficam armazenados digitalmente, sem ocupar espaço físico.
Como o SAP Concur Expense otimiza a prestação de contas
Depois de ver toda a importância e os benefícios da tecnologia e dos recursos móveis para facilitar os processos de prestação de contas, reembolsos e elaboração de relatórios, você deve estar se perguntando qual ferramenta usar.
Por isso, a SAP Concur disponibiliza uma solução inovadora para gestão completa das despesas iniciadas pelos colaboradores, o SAP Concur Expense.
A plataforma permite o controle de despesas de forma rápida, fácil e automatizada, em qualquer lugar e na palma da mão. O Concur Expense permite que sua empresa cumpra facilmente as políticas de gastos, capture recibos, processe pedidos de despesas e tome as melhores decisões empresariais com base em informações pontuais e precisas.
A Eneva, por exemplo, tinha o desafio de simplificar os processos de reembolsos, realizando o processo de prestação de contas pelo celular. Com a adoção da solução da SAP Concur, foi possível centralizar as atividades de prestações de contas, solicitações de reembolso e gestão de cartão corporativo em um só lugar.