Existem muitos métodos usados pelos profissionais da qualidade e produtividade para fazer a tratativa de um ato (planejado ou não) que não ocorra como o desejado, que se caracterize como um “problema” e também para melhorar processos, seja o PDCA, DMAIC, MASP, FMEA, entre outros.
Neste contexto, quero falar sobre uma ferramenta bastante utilizada pelas indústrias, mas que pode ser adotada para qualquer tipo de negócio que pretende alcançar padrões elevados de qualidade é a metodologia do processo de resolução de problemas 8D, ou também conhecido como as 8 disciplinas para resolução de problemas.
É uma ferramenta, dividida em 8 etapas (chamadas de disciplinas), que tem como objetivo resolver um problema e evitar que ele se repita. Inicialmente desenvolvida pela Ford Motor Company durante os anos de 1960 e 1970 e, na década de 1990, passou a contar com a etapa zero, por isso, o nome se manteve o mesmo.
O 8D é uma ferramenta consistente e de fácil aprendizagem que, quando aplicada corretamente, traz inúmeros benefícios para a organização além de resolver de maneira eficaz e sistemática um problema que pode estar afetando o cliente e consequentemente gerando desperdício e transtorno para ambas as partes. Para compreender o método, vou falar um pouquinho de cada Disciplina:
- Disciplina 0: Plano
O 8D é um processo extenso e envolve muitas pessoas, por isso ele é usado geralmente para problemas grandes, e difíceis de resolver, por isso, antes de iniciar o processo direto, é importante ter certeza que é a ferramenta correta para o trabalho. Será que é necessário abrir um processo 8D para resolver isso? Ou uma das sete ferramentas da qualidade ou 5 Porquês, resolveriam?
- Disciplina 1: Construção da equipe
Definição de quem são as pessoas que vão trabalhar para solucionar a questão. Os escolhidos devem ser pessoas chave que poderão contribuir para chegar a solução do problema e que, de certa forma, são impactadas pelo o assunto em questão. Podem ser pessoas de diversas áreas, mas que poderão gerar valor nessa solução.
- Disciplina 2: Descrição do problema
É o detalhamento do problema.. Um problema bem descrito é quase metade do caminho andado! Portanto, é quase uma investigação, você deve reunir o máximo de informações possíveis, coletando histórias, evidências, depoimentos, para que as decisões sejam tomadas com qualidade.
- Disciplina 3: Implementação de uma correção temporária
Depois que a falha ocorreu, você corre o risco de ter sua produção prejudicada ou de desagradar os clientes enquanto ainda não encontra a solução adequada. Por isso você deve estabelecer um plano provisório de contenção para garantir que seus clientes não “fiquem na mão”. Nem sempre é possível resolver tudo rapidamente, portanto é importante ter ações que ajudem o processo a continuar mesmo que não definitivamente.
- Disciplina 4: Identificação e eliminação da causa raiz
Agora que você já conseguiu definir uma solução provisória, é a hora de fazer a análise de causa e efeito para encontrar a fonte do problema. Você pode usar o Diagrama de Ishikawa, 5 porquês, ou qualquer outra ferramenta que você prefira para apoiar sua análise, busque compreender o fator gerador e, assim, eliminá-lo e buscar uma solução realmente adequada.
- Disciplina 5: Escolha e verificação da solução
É a fase que vai verificar se a solução encontrada é mesmo efetiva. A solução escolhida não deve gerar novos problemas, ou gerar um resultado que resolve o problema parcialmente, então nessa fase temos que decidir a melhor ação corretiva para eliminar, de fato, aquela causa raiz e gerenciar as mudanças que isso pode criar.
- Disciplina 6: Implementação de uma solução permanente
É hora de executar, de fato, o que foi proposto para solucionar o problema, eliminando as medidas de contenção. Nesta fase é necessário monitorar a execução e também os resultados no curto e longo prazo e também remover a ação de contenção para estabelecer a solução definitiva! Podemos recorrer a ferramentas como o Poka-Yoke durante essa etapa, por exemplo.
- Disciplina 7: Implementação de ações preventivas
Após ter resolvido o problema, é preciso unir a equipe para pensar em ações preventivas que vão evitar que a falha se repita. Nesta fase, com um pensamento baseado em riscos, você irá analisar a falha de maneira sistêmica, e modificar outros processos e procedimentos interligados a resolução do problema para fazer a melhoria se estabelecer no todo, e não só num local isolado. Podemos recorrer a ferramentas como FMEA ou Gestão de Risco para tomada de decisão.
- Disciplina 8: Comemoração dos resultados
Tendo os problemas resolvidos, ações preventivas implementadas, chega o momento mais importante, que é o de reconhecer os responsáveis. Após resolver o problema, é muito fácil “se esquecer” de quem trabalhou duro para resolvê-lo, na verdade, muitas vezes parece que ele nem ocorreu. Aprove o relatório e comunique o trabalho realizado pela empresa, isso ajudará no reconhecimento e fará com que o resultado da equipe seja percebido por todas as áreas.
Você pode usar o relatório, presentear as equipes envolvidas (nem que seja com uma paçoca ou um chocolate), e deixe claro que o trabalho foi importante para o resultado da empresa.
Geralmente, usamos o 8D para situações bem críticas, caso sejam problemas mais esporádicos ou reincidências, avalie outras ferramentas que também podem ajudar muito.
Pois, o 8D é um processo um tanto grande e utiliza várias ferramentas durante a tratativa. Por isso, é necessário que as informações encontradas no caminho das 8 disciplinas estejam alocadas em um fluxo claro. Quando encontramos uma ferramenta adequada para conduzir esse processo, temos grandes chances de chegar ao final sem nos perdermos ou deixarmos pontas soltas.
Dentre outros benefícios e vantagens de utilizar o 8D, destacam-se:
- valorizar o trabalho em equipe;
- melhorar a qualidade e a confiabilidade de seus produtos;
- preparar a empresa para evitar falhas no futuro;
- fazer uma análise aprofundada e elimina a raiz do problema;
- utilizar uma visão sistêmica da empresa para corrigir os erros.
Esta metodologia faz sentido para você?
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