Guia completo do planejamento Estratégico
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O que é
Porquê fazer
Como fazer
Como liderar
O que pode atrapalhar
Contando com a tecnologia
O conceito de planejamento estratégico se refere a um processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização, para atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado. Isso se faz analisando cenários, definindo metas e ações que permitirão chegar onde se deseja.
Ele é um conceito básico da gestão e administração empresarial.
QUALQUER EMPRESA PODE
COMEÇAR O SEU
PLANEJAMENTO,
INDEPENDENTEMENTE DO TAMANHO!
O PLANEJAMENTO É SÓ PARA GRANDES EMPRESAS?
O planejamento é um processo que pode ser desenvolvido e incorporado na cultura de qualquer organização, independentemente de seu tamanho e segmento em que atua. Todas as organizações possuem objetivos a serem atingidos, logo, todas podem e devem ter o seu planejamento estratégico.
Mas o que precisa para ter um planejamento bem feito?
Planejar precisa ser um processo participativo, contando com o engajamento de todos - Começando pelo líder da organização. O alinhamento entre as pessoas que fazem parte da organização é um dos principais fatores para o sucesso.
Saiba Mais:
Post: Solução
para a falta de engajamento da equipe
Infográfico: O papel do líder no PE
PORQUÊ FAZER Seu planejamento estratégico
10 BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Para muitos, o planejamento estratégico pode parecer algo muito teórico, porém, planejar da forma correta traz grandes benefícios práticos.
Veja dez benefícios abaixo:
1
ORGANIZAÇÃO
A organização como um todo passa a ter uma visão mais clara de seus objetivos.
Quando colocado no papel, o planejamento começa a
ser algo tangível, os objetivos ficam mais definidos e saem apenas da teoria.
Assertividade
Aumenta a assertividade das decisões.
Com o planejamento definido, torna-se mais ágil a tomada de decisões, visto que se tem uma ideia melhor de onde a empresa está e onde se quer chegar.
2
Decisão racionaL
Permite que as decisões sejam tomadas de forma mais racional, com base em dados mensurados.
Com o sistema de planejamento, se torna mais fácil o acesso às metas que estão sendo atingidas e das que não estão, para criar uma estratégia de como poder cumpri-las.
3
Priorização
Dá condições para uma melhor priorização de tarefas.
É importante ter um cronograma das principais ações a serem tomadas, e assim não perder tempo com algo que pode ser resolvido em outro momento.
4
Comprometimento
Aumenta o grau de comprometimento da equipe, na medida em que participam do processo e ficam mais engajadas.
As pessoas ficam mais engajadas quando conhecem melhor suas atribuições e a importância delas na empresa.
5
Estratégia
Possibilita ao gestor investir naquilo que é mais estratégico.
Sem um planejamento é impossível compreender a importância de cada estratégia para atingir os objetivos desejados.
6
Prevenção de problemas
Previne problemas, inclusive de relacionamento.
Problemas de relacionamento são comuns quando não há comunicação interna e definição de tarefas. Planejar evita que aconteçam mal-entendidos entre funcionários.
7
Produtividade
Dá ganhos de produtividade e qualidade nas entregas.
Com suas funções definidas, todas as pessoas da organização podem ter um foco maior em suas atividades, proporcionando um trabalho bem feito.
8
Economia
Reduz o desperdício e o retrabalho.
Quando se tem um planejamento estratégico fica muito mais fácil a compreensão de como o trabalho deve ser feito, evitando erros de procedimentos.
9
Otimização do Tempo
O planejamento proporciona ganho de tempo.
A estratégia é prática e conforme aplicada ela torna mais ágil a execução das atividades da empresa e melhora o rendimento dos processos.
10
4 MOTIVOS PARA FAZER UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O sucesso do seu plano estratégico não está só no resultado tangível. Há também os intangíveis. Ao longo do processo do planejamento se descobre e aprende muitas coisas sobre nós mesmos e sobre os outros.
Separamos 4 motivos não tão tangíveis que por si só já justificam o trabalho de construir um bom planejamento estratégico:
COMO FAZER Um planejamento estratégico
5 ETAPAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Para construir o planejamento estratégico é importante criar um cronograma com todas as etapas. No mercado há plataformas que ajudam nisso. O software Scopi é uma delas.
Ele traz um passo a passo que facilita a montagem do seu plano e ajuda no monitoramento da execução, com seus avisos e painéis de controle.
Conheça as etapas:
DIAGNÓSTICO
Reunir a equipe de trabalho e apontar as forças e fraquezas do ambiente interno da organização e as oportunidades e ameaças do ambiente externo.
Esta metodologia é conhecida como análise SWOT.
FILOSOFIA E DIRETRIZES ESTRATÉGICAS
Definir a Missão, a Visão e os Valores da organização, é extremamente importante. Além dos seus clientes, os próprios colaboradores precisam ter conhecimento sobre a filosofia da organização.
Construir o Mapa Estratégico com os Objetivos Estratégicos. Uma das metodologias usadas para definição dos objetivos estratégicos é o BSC (Balanced Score Card).
METAS E INDICADORES
Definir as Metas (métricas financeiras, de marketing, de recursos humanos,…) a serem conquistadas para cumprimento dos respectivos objetivos estratégicos. Com o cuidado para não impor metas absurdas e impossíveis de serem atingidas.
Criar os indicadores que permitirão o monitoramento das metas. Se a empresa tem uma meta de alcançar um determinado valor de faturamento, um dos indicadores a serem monitorados é o faturamento.
Distribuir as metas e os indicadores para os colaboradores para que cada colaborador tenha consciência da sua responsabilidade e importância.
PROJETOS E PROCESSOS
Criar os planos de ação (Projetos e Processos) que irão viabilizar a conquista dos objetivos estratégicos, com as previsões de datas e os responsáveis.
Vinculá-los aos objetivos estratégicos e definir uma priorização.
CONTROLE E GESTÃO
Realizar reuniões semanais de equipe onde cada área da empresa faz a sua reunião e avalia os seus números, o que foi feito na semana anterior e quais serão as prioridades da semana. Normalmente estas reuniões acontecem na segunda-feira.
Realizar reuniões mensais, onde os gestores se reúnem para fazer a avaliação dos resultados. Em empresas menores, é comum os colaboradores também participarem.
Redefinir periodicamente o SWOT, os objetivos estratégicos, as metas e os planos de ação.
Check list de uma reunião de avaliação
O grande diferencial das organizações inovadoras é fazer o planejamento estratégico se tornar um hábito, inserido no dia a dia. Para isso, a vinculação de processos de rotina ao mapa estratégico e o acompanhamento diário são indispensáveis.
A seguir o check list de uma reunião de avaliação, do planejamento estratégico:
1
Analisar o desempenho das metas no ano por objetivo do mapa estratégico
2
Verificar o resultado das principais metas no mês que passou
3
COMPARAR O RESULTADO NO MOMENTO
COM O HISTÓRICO DO PASSADO
4
Definir ações para melhorar os resultados que estão aquém da meta
5
Verificar se os principais projetos (planos de ação) estão dentro do prazo
6
Avaliar a produtividade geral da equipe de trabalho
Como avaliar o desempenho da sua empresa.
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COMO LIDERAR SUA EQUIPE PARA O PLANEJAMENTO
ATRIBUIÇÕES DO LIDER
O líder é peça chave em qualquer organização, independentemente do seu segmento e do seu tamanho. Não há sucesso sem uma boa liderança. Haverá sempre um líder por trás ou na base de uma grande realização.
No passado, os líderes, considerados chefes, eram autoritários, não compartilhavam suas idéias e, praticamente, não abriam espaços para seus subordinados opinarem e criarem. O líder da atualidade compartilha seus desejos e objetivos com a equipe, que é estimulada a desenvolver um processo de construção conjunta e contínua.
Na construção do plano estratégico e no acompanhamento de sua execução a participação do líder é fundamental. Um bom software de planejamento estratégico e uma equipe com potencial de engajamento são importantes, mas nada substitui a atuação do líder.
Desde a análise de cenários, até o processo de controle das metas e dos projetos, a presença ativa do líder se faz necessária. Se o líder não assumir o seu verdadeiro papel, ele passa a ser o problema e não a solução. Como consequência, o planejamento estratégico morre e o maior responsável será o líder, ou melhor, a ausência dele.
Um verdadeiro líder precisa:
PENSAR
Líder que é líder não para de pensar. Pensa sobre o que quer, sobre seus potenciais e os potenciais de sua equipe, sobre o que está acontecendo e sobre o que está por vir.
PLANEJAR
Para alcançar aquilo que deseja, antes de sair fazendo, o líder planeja, porque sabe que sem planejamento as chances de sucesso se reduzem e o retrabalho aumenta.
COORDENAR
Principalmente em organizações menores o próprio líder assume a coordenação do planejamento estratégico e da grande maioria dos projetos, realizando ele próprio algumas ações e delegando outras.
ACOMPANHAR
O sucesso do planejamento depende do monitoramento constante das metas e dos prazos das ações. Também para poder proceder com os ajustes sempre que necessários. O bom líder tem a visão do todo, e faz isso muito bem!
ORIENTAR
O bom líder não simplesmente reprime quando uma ação não é realizada no prazo ou é realizada sem a qualidade pretendida. Ele apresenta alternativas e orienta sobre o melhor caminho.
INCENTIVAR
A equipe precisa ser constantemente motivada, principalmente, para vencer as contingências e os obstáculos que se apresentam. Uma palavra de confiança, um elogio, tem sua força.
DAR O EXEMPLO
Talvez a atribuição mais importante. É difícil a equipe seguir um líder que manda, mas não faz. Diz que é preciso planejar, mas não planeja, diz que é preciso medir, mas não avalia.
CONHECIMENTO
Saber o que é um planejamento estratégico em todos os seus detalhes e a importância que possui. Ter conhecimento suficiente sobre os métodos e as ferramentas que ajudam na sua implementação.
CONFIANÇA
Acreditar no potencial da equipe de trabalho e no poder de transformação que um planejamento estratégico é capaz de provocar.
CONTROLE
Criar mecanismos para exercer o controle sistemático sobre o andamento dos planos de ação, o cumprimento dos prazos e o atingimento das metas.
COLABORAÇÃO
Ajudar os colaboradores a entenderem a importância do plano e a superarem eventuais dificuldades no cumprimento das ações e das as metas.
CORAGEM
Iniciativa e força de vontade para introduzir a cultura do planejamento estratégico e para superar as resistências, bastante comuns a todo tipo de mudança.
COMPETÊNCIA
Colocar em prática os planos de ação, definidos no planejamento estratégico, dentro do prazo programado e da qualidade esperada.
COMUNICAÇÃO
Comunicar as estratégias às partes interessadas e criar uma rotina de comunicação que mantenha todas as partes atualizadas sobre a evolução do planejamento.
COMPROMETIMENTO
Estar engajado com os propósitos do plano e com todos os compromissos que determinarão o sucesso dos planos e das estratégias.
O QUE PODE ATRAPALHAR
O seu planejamento estratégico
5 OBSTÁCULOS PARA COLOCAR EM PRÁTICA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Muitos líderes tornam-se um pouco resistentes à teoria do planejamento, questionando se realmente vale a pena investir tempo e aderir a ele. É normal colocarem obstáculos e dúvidas em pauta se realmente se faz necessário um planejamento estratégico. Esses obstáculos normalmente são:
5. RESISTÊNCIA À MUDANÇA
São poucos os que não morrem de medo do novo e da resistência à mudanças. Tendemos a nos acostumar com a rotina, afinal, ela, mesmo que nem tão desejada garante uma certa segurança.
Segurança que em sua maioria dos casos é ilusória, pois enquanto estamos mergulhados na rotina, fazendo sempre o mesmo, há outros vencendo a resistência da mudança e encontrando novos caminhos para obterem ganhos.
4. FOCO EXCLUSIVO NA SOBREVIVÊNCIA
Com o mercado atual muito competitivo, sendo agravado pela economia globalizada, é comum que o empreendedor se preocupe exclusivamente com a sobrevivência. Gestores sem conhecimentos do planejamento estratégico, acabam deixando de lado a visão estratégica e de longo prazo.
3. FALTA DE TEMPO
Vivemos numa sociedade com sobrecarga de atividades, o que gera falta de tempo. Uma das soluções é reduzir o desperdício de tempo, o que se pode conquistar com planejamento.
Antes de sair fazendo, como é de costume, a recomendação é pensar nos objetivos e sistematizar os melhores caminhos para se chegar onde se deseja.
O tempo utilizado para planejar, sempre será inferior ao que seria desperdiçado quando se faz sem planejamento. Além de também evitar fazer alguma tarefa repetidamente.
2. FALTA DO HÁBITO DE PLANEJAR
Apesar de sabermos que planejar antes de sair fazendo reduz riscos e desperdícios e aumenta as chances de sucesso, ainda damos preferência a fazer sem planejar devidamente. Planejar, em grande parte dos casos, não significa um detalhamento minucioso de tudo que vamos fazer, mas sim definir minimamente o que, quem, quando e como fará, pensando também no porquê e no custo que terá.
Se começarmos a sistematizar o que faremos podemos começar a criar o hábito saudável do planejamento.
1. FALTA DE CONHECIMENTO
Muitos até sabem dos benefícios que a adoção de um planejamento estratégico traz, porém, por desconhecerem seus elementos principais, acreditam que uma gestão estratégica não se aplica a sua realidade.
Normalmente pensam que se trata de algo exclusivo para grandes corporações privadas, ignorando que a grande maioria destas já foram minúsculas organizações e só chegaram onde estão porque souberam fazer a opção por uma gestão baseada no planejamento estratégico e no controle dos processos e resultados.
8 ERROS MAIS COMUNS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Errar é absolutamente normal, principalmente quando não se pode prever os acontecimentos no mercado atual. Sendo o planejamento um processo que precisa ser contínuo, boa parte dos resultados aparecem somente a longo prazo.
Em meio a essas mudanças, são comuns alguns erros acabarem interferindo, a ponto de fazer muitos gestores desistirem do que foi planejado. O que vai fazer a diferença em sua empresa é aprender com os erros e não encontrar neles motivos para a desistência.
Os erros mais comuns são:
1. Definir projetos e metas sem fazer o diagnóstico estratégico SWOT.
Planejamento estratégico não se trata de definir metas absurdas e impor objetivos que são praticamente impossíveis de serem alcançados. Antes de começar o planejamento é necessário ter a noção do que a sua empresa precisa e como fazer para conseguir isso.
2. Não definir quem é responsável pelo o quê.
Cada tarefa deve ser atribuída a um setor que deve se organizar para cumpri-las. Quando não está bem definido o que precisa ser feito por cada um, os colaboradores podem ficar perdidos sem saber o que a empresa espera deles.
3. Terceirizar a coordenação do planejamento empresarial.
É comum os líderes da empresa definirem um gerente para administrar as funções do planejamento. Mesmo que o responsável pelo planejamento não seja o gestor da empresa, é importante que ele esteja ciente de tudo o que ocorre na organização.
4. Deixar alguma membro da equipe sem metas.
Todos os colaboradores precisam de metas, de responsabilidades e de tarefas ou não faz sentido ele estar na empresa.
Não basta ter os objetivos, é preciso buscar uma maneira de torná-los reais, e isso só pode funcionar corretamente com um planejamento estratégico bem feito.
6. Deixar algum objetivo sem uma meta mensuável.
Todos os objetivos precisam de ações específicas para alcançá-los. Essas tarefas precisam de um prazo estipulado a serem cumpridas, para não comprometer o planejamento.
7. Não monitorar a realização da metas e a execução dos planos.
Não basta apenas fazer o planejamento estratégico, colocá-lo em prática e depois esquecer de conferir se todas as ações estão funcionando. É preciso fazer um acompanhamento constante dos resultados.
CONTANDO COM A AJUDA DA TECNOLOGIA para ter resultado
COMO ESCOLHER UM SOFTWARE DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO?
Quando compramos um produto ou contratamos um serviço, há vários itens que podemos levar em conta para realizarmos a melhor escolha. Com um software de planejamento estratégico não é diferente.
A seguir, algumas dicas para escolher o melhor software:
1
IDENTIQUE A SUA NECESSIDADE
Conheça bem o(s) problema(s) que pretende resolver com um software de planejamento estratégico. A grande maioria das empresas precisam de um software para facilitar o monitoramento da execução do plano estratégico, com tudo num só lugar.
2
CONSIDERE UM SOFTWARE NA NUVEM
O software na nuvem permite que os usuários acessem de qualquer lugar, a qualquer momento. As atualizações são automáticas e cópias de segurança (backups) não precisam ser feitas pelo usuário.
3
ASSISTA UMA DEMONSTRAÇÃO
Não deixe de contratar sem solicitar uma demonstração. Observe se o software tem uma interface intuitiva, se tem as ferramentas principais de um planejamento estratégico, SWOT, Mapa Estratégico, Indicadores e Metas, Projetos e Processos, tudo integrado. Há software que ainda disponibilizam versão mobile.
4
VERIFIQUE SE O SOFTWARE ENVIA ALERTAS POR E-MAIL
Um critério de seleção importante é a funcionalidade de emitir alertas por e-mail. Isso aumenta o envolvimento dos usuários e deixa a equipe mais informada, pois não precisa estar dentro do sistema para saber o que está acontecendo.
5
Estabeleça a abrangência que você deseja
Um bom software é aquele que trata de todas as etapas do processo. Pouco ajuda ter um software somente de gestão de projetos (planos de ação) se não pode vincular a um mapa estratégico e fazer a gestão dos indicadores. Análise Swot e Canvas modelo de negócio também é bem importante.
6
Veja se o fornecedor dá treinamento
Ele deve permitir que você tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho da empresa, de como está o andamento dos projetos e suas respectivas ações. Poder fazer o balanceamento do SWOT e visualizar os desempenhos por objetivo estratégico também é um recurso muito importante.
7
Confira se o fornecedor oferece suporte
Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software. Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para solucionar.
8
Compare preços entre produtos concorrentes
O preço deve obedecer a famosa relação custo x benefício. É importante comparar preços de fornecedores, cujos produtos tenham a mesma finalidade. Um software de planejamento estratégico não deve ser comparado a um software de gestão de tarefas ou projetos, por exemplo.
5 Motivos para evoluir da planilha para um sistema
Quando o assunto é planejamento estratégico, encontramos algumas limitações nas planilhas eletrônicas que dificultam a construção e a gestão do planejamento.
A seguir apresentamos 5 motivos que justificam a opção por um software especializado:
1. Dificuldade para compartilhar
O compartilhamento das informações é um dos itens mais importantes para o sucesso de uma organização com foco na qualidade e na competitividade.
Há sistemas especializados que permitem o acesso aos dados a qualquer momento e de qualquer lugar. Estes sistemas também são mais ativos que as planilhas, pois emitem avisos por e-mail quando algo está atrasado ou, até mesmo, está sendo realizado.
2. Dificuldade para integrar
Colocar numa só planilha as informações da gestão estratégica de uma organização, ou seja, diagnóstico estratégico, mapa estratégico, indicadores e metas e, ainda, projetos e processos, é algo praticamente impossível, diante da complexidade e da forma como se dará o acesso.
Um sistema pode também ser integrado com outros sistemas da organização, proporcionando alimentação automática o que gera ganhos de tempo e segurança.
3. Dificuldade para atualizar
Quando se usa planilha, é necessário que cada colaborador entre para verificar o que está desatualizado. Dependendo do software, ele mesmo informa através de avisos por e-mail quando um indicador, um projeto ou uma ação está atrasada.
Assim fica muito mais fácil também para que o gestor acompanhe os eventuais atrasos.
4. Dependência de um especialista
Montar uma planilha pode ser uma tarefa fácil, mas habilitar macros, gerar interdependências entre documentos, criar fórmulas e gerar relatórios exige um conhecimento bem mais especializado.
Organizações que optam por planilhas vão precisar de um “expert” em planilhas e, mesmo assim, o resultado ainda será inferior a um sistema, já que um bom sistema pode ser bem mais amigável.
5. Segurança das informações
Para que a organização não corra o risco de perder os dados, armazenados em planilhas é necessário rotinas de backup, realizadas manualmente. Nas planilhas também há uma enorme dificuldade de verificar quem acessou e o que fez. No caso de um sistema na nuvem, o backup é automático e muitos destes sistemas gravam logs, além de terem recursos que permitem restringir o acesso à determinadas seções.