Você sabe qual a importância da gestão de projetos para uma empresa? Mesmo não sendo uma tarefa fácil, implementar projetos em uma empresa traz diversos benefícios. Dessa forma, para garantir que tudo ocorra da forma adequada e seguindo o planejamento, existe a gestão de projetos.
Em resumo, a gestão de projetos de uma empresa nada mais é do que uma série de processos e estratégias que facilitam e tornam mais rápida a execução de um projeto. O profissional, nesse caso, é o gerente de projetos, uma figura muito importante que necessita de habilidades como liderança, confiança e visão.
Infelizmente, muitas pessoas ainda não enxergam a importância da gestão de projetos e, assim, acabam prejudicando seus negócios por entregar resultados de baixa qualidade. Continue a leitura e entenda mais sobre esse assunto, os principais desafios da gestão de projetos, seus benefícios, bem como realizar esse processo de maneira eficiente.
Os principais desafios na gestão de projetos da empresa
Como mencionamos, aplicar uma boa gestão de projetos pode ser um desafio, assim, dificuldades e erros podem acontecer. Listamos alguns dos principais desafios na gestão de projetos de uma empresa, confira:
Gerenciar muitos projetos de uma vez
Quando se implementa a gestão de projetos, é normal acreditar que pode lidar com vários projetos de uma vez. Na verdade, sim, isso é possível, porém dificilmente as demandas não afetarão negativamente a qualidade do trabalho, ou seja, pode ser que haja gasto exagerado de tempo, perda de qualidade e bloqueio criativo.
A comunicação
Muitas vezes, a empresa subestima a importância da comunicação. Esse é um ponto chave da gestão de projetos, por isso, é essencial que os membros da equipe recebam feedbacks frequentemente. Além de agregar novas ideias para reduzir erros e aumentar a qualidade final do projeto.
Montagem do time
Outro desafio na gestão de projetos é a montagem do time certo. Esse é outro pilar para alcançar uma boa gestão, dessa forma, é importante que as pessoas do time sejam competentes e tenham boa performance nas funções que são necessárias ao projeto.
Definir os objetivos da empresa
Assim que se começa um projeto, é fundamental ter os objetivos bem claros e definidos. Essa pode ser uma grande dificuldade do time na hora de exercer a gestão de projetos. Saiba que o melhor a se fazer é conversar bem com todos da equipe previamente e definir bem todo o escopo do projeto, além de sempre atualizá-lo quando surgir alguma modificação.
Por que é importante fazer a gestão de projetos?
As empresas atualmente surgem em um ritmo muito mais acelerado, deixando o mercado cada vez mais competitivo e com sede de inovação, além de consumidores mais exigentes. Assim, a gestão de projetos melhora o desempenho da empresa, já que todo projeto será único e diferenciado. Portanto, se bem executado, esse projeto pode mudar o modo como as pessoas enxergam sua empresa.
Há projetos que podem apresentar muitas vantagens, mas também muitos riscos para a empresa, como um sistema ERP, por exemplo. Por esse motivo, muitas empresas evitam investir em projetos com mais complexidade. Assim, para reduzir as chances de falhas que colocam em risco a execução de um projeto e prejudicam o desempenho da empresa, a gestão de projetos ajuda a prever os riscos, analisá-los e encontrar soluções.
Além disso, o lucro da empresa também aumentará, uma vez que você melhora o desempenho dela. Ao mesmo tempo, os custos desnecessários que antes eram usados para compensar os processos e que não contavam com uma gestão de projetos, somem da vida da empresa.
O produto irá ganhar valor agregado e isso vai aumentar a procura por parte do público, desencadeando receitas de compra maiores. Os benefícios que a gestão de projetos apresenta vão de curto e longo prazo. Confira o próximo tópico!
5 benefícios da gestão de projetos
Confira, abaixo, quais são os principais:
- Redução de custos;
- Cumprimentos de prazos;
- Engajamento dos colaboradores;
- Prevenção contra riscos;
- Satisfação dos clientes.
Como fazer uma gestão de projetos eficiente na empresa?
Veja, a seguir, o passo a passo de como fazer uma gestão de projetos proveitosa no seu negócio. Em primeiro lugar, tenha em mente que cada negócio tem suas particularidades. Normalmente, são definidas quatro etapas iniciais para a realização de um projeto:
- Início;
- Organização e preparação;
- Execução do trabalho previsto;
- Finalização.
Além disso, o processo de gerir projetos é dividido em cinco grupos. Confira:
O início do projeto
Aqui, em resumo, é necessário levantar as necessidades das partes interessadas e conseguir as autorizações necessárias, provando o valor do projeto para a empresa.
Planejamento
O planejamento é a fase mais intensa dos projetos, uma vez que exige atenção máxima aos detalhes e muito foco. Dos diversos processos existentes, grande parte é dedicada ao planejamento, que abrange uma série de padrões, critérios e objetivos.
Basicamente, o plano deve conter: requisitos de clientes, restrições, orçamentos, definição de escopo, cronograma, plano de comunicação e registro de riscos.
Organização
Andando juntamente com o planejamento, a organização é essencial na hora de prosseguir com o projeto. Defina cada detalhe, siga à risca o planejamento e o cronograma, decida quais serão as metas e mantenha o foco. Utilize qualquer tipo de ferramenta para te ajudar a colocar suas ideias em ordem, como planilhas, assim, há menos riscos de se perder com as ideias.
Coordene a execução
Aqui, a dica é que, para colocar o plano em prática com eficiência, é necessário que o gerente de projetos garanta que a prática se alinhe à teoria. Ou seja, que tudo esteja bem verificado, ajustado e atualizado conforme a evolução do projeto.
Mantenha o controle
Monitoramento e controle são essenciais e devem partir de critérios e indicadores definidos no planejamento. Assim, esse grupo de processos envolve o controle integrado de custo, prazo, escopo e benefícios do projeto, oferecendo relatórios de desempenho constantes.
O fim do projeto
Por fim, é necessário saber quando encerrar o projeto. No entanto, um projeto só pode ser encerrado com todas as pendências concluídas, desde entregas previstas até contratos e pagamentos. Inclusive, é muito importante realizar um balanço dos resultados e compartilhar as lições aprendidas com todos da empresa. Assim, podendo aprimorar a gestão de projetos em outros setores.
Pronto! Agora você já sabe qual a importância da gestão de projetos para uma empresa. Que tal conhecer os métodos de gestão de projetos? Então, acesse Organize na Prática e entenda ainda mais sobre o tema.
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