A gestão do planejamento estratégico forma os pilares para construção das demais atividades do negócio. Afinal, mesmo uma ideia para o chão de fábrica precisa manter raízes com o que está previsto para o todo.
Não por acaso, os erros e acertos nesse campo trazem grandes repercussões para a manutenção e crescimento dos negócios. Ora, se o mapa não indica um caminho adequado, as chances de sucesso estarão significativamente reduzidas, não é mesmo?
Sendo assim, o papel dos gestores é buscar informações para criar ou aprimorar o planejamento. Continue a leitura e tenha uma visão geral sobre essa importante atividade!
O que é planejamento estratégico?
Os planos que formam um sistema no qual diretrizes mais gerais são desdobradas em orientações, estão cada vez mais específicas. Por exemplo, a meta de alcançar 2% do mercado se desdobra em exigências para os setores de vendas, marketing, finanças etc.
Essas, dentro dos departamentos, se transformarão em planos e projetos para as equipes, finalizando-se nas expectativas e cobranças pelo desempenho individual.
Nesse sentido, planejamento estratégico é o conjunto das definições principais da empresa. Trata-se da fonte que alimentará as demais diretrizes e metodologias de controle.
Quais são as principais etapas do planejamento estratégico?
Para elaborar um plano estratégico, os gestores precisam atingir um alto nível de compreensão sobre o negócio e sobre o ecossistema em que ele está inserido. Como um direcionamento, é recomendável que você siga as etapas abaixo:
Analisar fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças
Um primeiro passo é a compreensão das variáveis internas e externas do negócio. Para tanto, é comum o uso da análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities e threats), que verifica os seguintes aspectos:
- quais são os pontos fortes da organização?
- quais são as suas fraquezas?
- quais são as oportunidades?
- quais são as ameaças?
As duas primeiras questões se referem a elementos internos, como cultura organizacional, qualificação das equipes, modelo de gestão, contratos com fornecedores etc.
Já o segundo grupo está relacionado ao contexto da empresa e as partes interessadas, o que o mercado oferece em termos de vantagens e desvantagens.
Definir visão, missão e valores
Após entender as características internas e externas, os gestores devem elaborar a concepção da empresa. Isso passa pela definição de três elementos:
- missão — a motivação, por que a empresa existe;
- visão — a concepção do futuro que a organização pretende concretizar;
- valores — os bens que ela aprecia e que orientam sua conduta.
Caso sua empresa já tenha definido esses pontos, o ideal é fazer uma revisão, a fim de verificar se eles continuam pertinentes com as mudanças sociais dos últimos anos.
Estabelecer objetivos, metas e estratégias
Os objetivos, metas e estratégias são elementos que facilitam a concretização da visão. Isso porque, ao defini-los, cria-se uma ponte entre as aspirações dos idealizadores e sua realização no mundo real.
Por isso, o planejamento estratégico precisa contemplar as seguintes questões:
- o que a empresa pretende alcançar? — objetivos;
- quais são as etapas que, uma vez concluídos, conduzem aos resultados fixados? — metas;
- quais são as situações que, uma vez criadas, levam à conclusão dos passos demarcados? — estratégias.
Vale ressaltar que as metas são especialmente importantes, pois possibilitam o controle dos resultados dos departamentos da empresa. Logo, além de um elemento de planejamento, são ferramentas vitais para a gestão.
Criar um plano de ação
O passo derradeiro é a definição das ações necessárias para tirar as estratégias do papel e alcançar metas. Não ao acaso, o ideal é contar com a participação dos líderes de cada setor, uma vez que eles serão os responsáveis por colocar as ideias em prática.
Como ferramenta útil, é recomendável a utilização do 5W2H, com o objetivo de descrever as tarefas a serem delegadas. Por isso, é essencial responder sete questões para definir cada uma das atividades.
- O que será feito?
- Por que será feito?
- Quando será feito?
- Em que ponto será feito?
- Quem será o responsável?
- Como será feito?
- Quanto custará?
A partir daqui, você terá um plano estratégico em mãos, mas ele, obviamente, não se realizará sozinho. Lembre-se de que a gestão é tão importante quanto a descrição detalhada do modelo.
Por que é importante realizar a gestão do planejamento estratégico?
O plano estratégico não é uma peça de arte, a ser pendurada nas paredes da organização, mas um compromisso real, que precisa ser tirado do papel e, principalmente, adaptado às mutações de cenário.
Por exemplo, imagine que você é o responsável por uma importadora, aquela previsão com o dólar a R$2,00 já não será mais tão boa se ele chegar a R$4,50, não é mesmo?
Os ciclos de gestão
Essas necessidades de adaptar e concretizar só podem ser satisfeitas com a fixação de ciclos de gestão eficientes. Um modelo muito conhecido é o PDCA:
- planejamento (plan) — elabora-se o plano com seus objetivos, metas e estratégias básicas;
- realização (do) — ocorre a execução do que ficou preestabelecido;
- checagem (check) — os resultados são periodicamente mensurados e avaliados;
- ação (action) — as informações sobre erros e acertos retroalimentam o sistema, conduzindo à fixação de padrões ou correção de defeitos.
Resumidamente, os planos estratégicos são uma orientação inicial e necessitam de um acompanhamento dinâmico para produzir efeitos e se ajustarem às mudanças. Lembre-se de que a folha de papel aceita tudo!
Qual o papel da tecnologia na gestão do planejamento estratégico?
Atualmente, mesmo pequenas empresas já evoluíram no sentido de ter processos e sistemas. Por exemplo, se um diretor questiona sobre o andamento de um projeto, a equipe conhece o passo a passo para coletar todos os dados e atender à demanda.
Ocorre que, com a tecnologia, é possível dar um passo além. As ações necessárias para se chegar aos outputs são, em sua ampla maioria, automatizadas. No exemplo mencionado, os andamentos já constariam no sistema, e o acompanhamento não demandaria quaisquer medidas adicionais das equipes.
Esse fluxo ágil é determinante para a gestão do planejamento estratégico, já que o monitoramento, nesse caso, abrange a empresa como um todo. Logo, sem um software para centralizar e dar acesso às informações, a burocracia impedirá um rápido monitoramento dos resultados e das mudanças de cenário, retardando a retroalimentação do ciclo de gestão.
Como efeito, a tendência é o plano gradativamente se descolar da realidade, perdendo sua importância enquanto orientação segura. Sendo assim, é recomendável que você busque soluções de tecnologia que permitam o controle em tempo real das metas dos departamentos, equipes e profissionais.
Quais são os benefícios de gerir o planejamento estratégico?
Uma gestão do planejamento estratégico pode trazer bons frutos para empresa, principalmente quando se incorpora a tecnologia ao processo. Veja alguns exemplos:
- facilitar o acompanhamento e controle ativo das metas;
- compartilhar informações com menos burocracia;
- nutrir o modelo de gestão com as informações necessárias para ajustar os planos;
- manter o planejamento estratégico aderente às mudanças de cenário.
Sendo assim, a gestão do planejamento estratégico será um recurso importante para alcançar as metas do negócio e, consequentemente, concretizar a sua visão.
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