O que é uma EAR Estrutura Analítica de riscos e qual sua importância em um projeto?

Os projetos, por serem únicos na criação de um produto, serviço ou resultado exclusivo, já são incertos em relação a seu sucesso e resultados. As organizações devem optar por correr o risco do projeto, a fim de criar valor à organização, porém, de maneira controlada e intencional. Por isso é importante o gerenciamento de riscos, uma vez que estes podem desviar o projeto do plano e impedir que sejam alcançados os objetivos definidos.

Risco é um evento ou condição de incerteza que, se ocorrer, irá provocar um efeito negativo ou positivo em um ou mais objetivos do projeto. Um risco pode ter uma ou mais causas (como requisito, premissa, restrição, condição potencial) que crie uma possibilidade de resultado negativo ou positivo que, na ocorrência desta situação, pode gerar um ou mais impactos. Riscos negativos são considerados as ameaças, são aqueles que, caso se concretizem, podem gerar perdas. Já os riscos positivos são as oportunidades, que podem gerar valor para o projeto.

O tamanho, a abordagem de desenvolvimento, complexidade e a importância estratégica do projeto são fatores que devem ser levados em conta para a realização do gerenciamento dos riscos.

A realização de um bom plano irá definir como serão conduzidas as atividades para o gerenciamento dos riscos no projeto. Podem estar inclusas nesse plano a abordagem geral, ferramentas e fontes de dados, que serão utilizadas para realizar o gerenciamento dos riscos. Outro elemento que também pode estar incluso é a categorias dos riscos, que pode ser representada como uma estrutura hierárquica de possíveis fontes de riscos – estrutura analítica dos riscos (EAR), similar a uma EAP – que irá auxiliar a equipe de projetos a considerar a gama de fontes que podem surgir os riscos.

A identificação dos riscos deve ser realizada ao longo de todo o projeto, é um processo iterativo, pois novos riscos podem surgir durante o ciclo de vida do projeto e, também, ocorrer mudanças no nível geral do risco do projeto. Realizar a documentação de cada risco de projeto e as fontes gerais de riscos permitirá reunir informações para que a equipe do projeto possa responder de forma apropriada aos riscos identificados.

A utilização de opinião especializada, listas de verificação, brainstorming, análise de causa-raiz, análise SWOT, entre outras ferramentas, são técnicas para coleta da análise de dados que podem ser utilizados para a identificação de riscos, gerando, assim, uma lista dos riscos do projeto, com possíveis responsáveis e respostas aos riscos identificados, além de dados adicionais como categoria do risco, causas, efeitos sobre objetivos, referência com a EAP e cronologia.

Após a identificação dos riscos, é realizada uma análise para priorizar esses riscos individuais, através de uma análise de probabilidade e impacto de ocorrência, entre outras características, para a concentração de esforços em riscos de alta prioridade. É importante que essa análise seja realizada com auxílio de especialistas, uso de dados históricos, entre outras técnicas para coleta de dados, para que esses dados coletados sejam confiáveis, para uma eficiência do uso da análise qualitativa dos riscos no projeto.

Depois da uma priorização dos riscos identificados, pode ser realizada uma análise quantitativa desses riscos, que equivale a uma análise numérica do efeito combinado dos riscos individuais e outras fontes de incerteza nos objetivos gerais do projeto, quantificando a exposição ao risco geral do projeto e fornecendo informações de apoio para o planejamento de respostas a esses riscos.

A realização da análise qualitativa de riscos não é necessária para todos os projetos, observa-se que, normalmente, em projetos de baixa complexidade, ou onde os riscos identificados qualificados como pouco expressivos, esta não é realizada, pois envolve alto investimento de recursos para sua efetividade.

Com as identificações e análises de riscos realizadas, planeja-se a resposta a esses riscos, desenvolvendo alternativas, estratégias e ações para tratar com riscos individuais do projeto e lidar com a exposição geral aos riscos, através da identificação de formas apropriadas de abordagem desses riscos. As respostas planejadas devem ser adequadas à relevância do risco, eficaz no contexto do projeto com responsável designado. Respostas inadequadas podem maximizar ameaças e reduzir oportunidades individuais e maximizar a exposição geral ao risco do projeto.

Estratégias principais e alternativas podem ser acordadas conforme a necessidade. Riscos secundários, que são riscos que surgem como resultado direto da implementação de resposta ao risco principal, também devem ser identificados. Pode ser alocada, inclusive, uma reserva de contingência aos riscos.

Estratégias alternativas que podem ser consideradas para lidar com ameaças ou oportunidades podem ser:

• Escalar: quando a ameaça / oportunidade está fora no escopo do projeto. O risco escalado é gerenciado no nível do programa, portfólio ou organizacional e não no nível do projeto;
• Prevenir / Explorar: Atuação da equipe do projeto para eliminar a ameaça, reduzindo sua probabilidade a zero ou de forma a garantir o acontecimento da oportunidade identificada, aumentando a probabilidade de ocorrência a 100%;
• Transferir / Compartilhar: Transferir a responsabilidade da ameaça ou oportunidade do risco a terceiros. Para ameaças, podemos destacar como exemplos o uso de seguros e garantias e nas oportunidades realização de parcerias e joint-ventures;
• Mitigar / Melhorar: Reduzir a probabilidade de ocorrência e/ou impacto de uma ameaça e, analogamente, para a oportunidade em aumentar a probabilidade de ocorrência e/ou impacto;
• Aceitar: Reconhece a existência do risco, tanto como ameaça quanto na oportunidade, mas não se toma ação proativa. Normalmente apropriada a riscos de baixa prioridade.

É comum nos projetos que as equipes empenhem esforços na identificação e análise dos riscos, desenvolvendo respostas e documentando essas informações, mas não tomando ação para implementação dessas respostas. É importante que os responsáveis pelos riscos empenhem o esforço exigido para a implementação às respostas acordadas para o gerenciamento proativo das oportunidades e ameaças.

O trabalho deve ser constantemente monitorado, comparando os riscos individuais que ocorreram com a expectativa planejada, indicando a eficácia dos processos de planejamento e implementação, para garantir que a equipe do projeto e as partes interessadas estejam cientes do nível atual de exposição ao risco.

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