Qual o documento mais importante da escola?

Os documentos escolares, administrativos e de gestão devem estar sob a guarda e a responsabilidade da secretaria da escola.

Conceito de documentação eventual ou permanente

Documento eventual

É aquele que tem vida curta e serve apenas para documentar ou comprovar um fato eventual e circunstancial. Após o seu uso será arquivado com cópia para o interessado. Exemplo: declaração, portaria disciplinar, etc.

Documento permanente

É aquele que garante, indefinidamente, a identidade de cada aluno, a regularidade e autenticidade de sua vida escolar e não poderá ser descartado ou inutilizado.

Se entretanto, por necessidade de espaço precisarem ser incinerados, deverão ser antes digitalizados. Nesse caso, procedem-se aos registros conforme anteriormente indicado. Exemplos: histórico escolar, livro de matrícula (Caso não haja matrícula informatizada).

Compõem a vida escolar do aluno os documentos que são guardados na pasta individual, anteriormente citada. A pasta individual será organizada por ano, série, ciclo ou nível, turma, turno e por ordem alfabética.

Dados essenciais sobre a documentação escolar

Ficha de Matrícula: é um documento individual que será preenchido no momento em que é efetivada a matrícula do aluno na escola. Deverá conter todos os dados pessoais do aluno, inclusive endereço completo.

Ficha Individual do aluno: é um documento anual obrigatório, no qual deverá constar: ano civil, nome do aluno, série, ciclo, nível, turma e turno que está cursando, indicando nota, conceito ou resultado da avaliação diagnóstica e ainda a apuração anual da freqüência do aluno.

Deve conter espaços para dados pessoais, tais como filiação e endereço, fotografia e para as observações e ocorrências que se fizerem necessárias. Além disso, deve conter registros das doenças que exijam o conhecimento e encaminhamentos pela escola, como: diabetes, pressão alta, epilepsia, doenças do coração, alergias etc.

Resultado final: será transcrito para as Atas de Resultados Finais e para o boletim do aluno, conforme sistema de avaliação adotado pela escola e indicado no Projeto Pedagógico e Regimento Escolar. Não existe modelo padronizado para a Ficha Individual. A escola tem autonomia.

Forma de Organização: Por ordem cronológica das datas dos documentos

Histórico Escolar: é o documento individual do aluno que registra toda a vida escolar do aluno, indicando as séries, ciclos ou etapas cursadas, o rendimento e a freqüência. Este é também o documento oficial para efeito de transferência.

Da Instituição de Ensino: indicar o nome e endereço completo da instituição, mantenedor, parecer, resolução ou portaria de credenciamento e autorização de cursos com data de validade.

Do Aluno: registrar o nome completo do aluno, conforme certidão de nascimento ou casamento, filiação, nacionalidade, naturalidade, data do nascimento, RG, quando houver.

Da Organização: Registrar a ordenação e a seqüência das séries, ciclos, níveis, por ano, currículo desenvolvido (Base Nacional Comum e Parte Diversificada), carga horária anual ministrada, freqüência e resultado da aprendizagem expresso em notas, conceitos ou menções, conforme sistemática de avaliação adotada.

Do espaço reservado às observações: procedimentos de regularização de vida escolar promovido pela instituição, quando houver, indicando sua fundamentação legal, bem como, sugere-se que indique a avaliação adotada.

Das assinaturas: datar e assinar (Diretor e secretário escolar), indicando os números dos respectivos registros do MEC, com habilitação específica na função ou autorização temporária.

Declaração: é o documento eventual que atesta o resultado final obtido pelo aluno para efeito de matrícula, até a emissão do Histórico Escolar. Pode servir também como atestado de matrícula, ou outra finalidade.

Atestado: é um documento que atesta se o aluno está apto ou não a desempenhar determinadas atividades de educação física. O atestado será expedido por profissional médico e será renovado a cada ano.

Certificado ou Diploma: é o documento que comprova a terminalidade do nível ou modalidade de ensino.

Forma de Organização: Por ordem cronológica e arquivado na pasta do aluno.

Um sistema de gestão escolar oferece toda a documentação escolar oficial, declarações e relatórios de forma rápida e concisa. Os dados sempre estarão atualizados e a distância de poucos cliques, aumentando a rapidez no atendimento e promovendo a satisfação de pais e alunos.

Veja também o nosso glossário de gestão educacional, ideal para tirar dúvidas sobre termos e frases utilizadas no dia a dia das instituições de ensino.

Relacionado

Uma escola, assim como qualquer outra empresa ou organização, precisa de um conjunto específico de documentos, como o projeto político pedagógico, para sistematizar todo o trabalho realizado. Caso contrário, como seria possível planejar o ano letivo, organizar o currículo escolar, definir objetivos ou comunicar a proposta da instituição de ensino?
Para dar conta dessas necessidades, existem diversos documentos normativos que estabelecem as diretrizes para o trabalho escolar. Estes documentos sustentam e orientam todas as atividades exercidas em uma instituição de ensino, desde a prática pedagógica até a gestão administrativa. O currículo escolar é apenas um exemplo de documento presente nas escolas. Você conhece todos eles?

• Planejamento anual
• Projeto Político Pedagógico
• Regimento escolar
• Calendário escolar
• Currículo escolar
• Plano de aula

Ao longo deste texto vamos conhecer mais sobre cada um desses tópicos. Vamos lá?

Quais são e para que servem os documentos normativos da escola

Planejamento anual

O planejamento anual não é exatamente um documento normativo da escola, mas é tão importante que decidimos incluí-lo nesta lista. Na realidade, o planejamento é o momento em que a comunidade escolar se reúne para construir ou rever cada um dos documentos normativos. A ideia é organizar e manter um registro de todas as definições e ações propostas para o ano, firmando um compromisso da comunidade escolar com os objetivos definidos pela instituição.

Alguns dos temas visitados durante o planejamento anual são os seguintes:

• Definição dos objetivos e metas da escola;
• Revisão do Projeto Político Pedagógico (PPP);
• Revisão do regimento escolar;
• Definição do calendário escolar;
• Definição do calendário de reuniões, eventos e formações da escola;
• Adequação do currículo escolar;
• Orientação para a elaboração dos planos de aula;
• Entre outras pautas de interesse e relevância para a instituição.

Quer saber mais sobre o planejamento escolar? Clique aqui e confira o texto completo sobre o assunto. 

Projeto Político Pedagógico

O Projeto Político Pedagógico, ou PPP, é o documento normativo mais importante da escola. Por isso, é considerado por muitos como a “alma” de uma instituição de ensino. A sua relevância se dá tanto pela forma como é constituído (o PPP é um documento colaborativo), quanto pelas informações que deve conter. No Projeto Político Pedagógico estão definidos:

• O cenário atual da escola (contexto da comunidade local, contexto social dos estudantes e seus familiares, dados educacionais sobre o desempenho dos alunos etc.);
• Objetivos da instituição de ensino;
• Metas a curto, médio e longo prazo;
• Planos de ação;
• Diretrizes para a formação continuada do corpo docente;
• Práticas de gestão administrativa;
• Proposta curricular (visão macro do currículo escolar).

O Projeto Político Pedagógico é um documento que deve ser revisto periodicamente, visto que antigos desafios são solucionados e novos desafios surgem a cada dia na realidade escolar. Essa necessidade de atualização é reforçada com a chegada da Base Nacional Comum Curricular.

Precisa de ajuda para adequar seu PPP à BNCC?

Clique aqui e veja o texto que preparamos para esse assunto! 

Projeto Político Pedagógico e Regimento escolar

O regimento escolar é o documento que sintetiza e formaliza as definições do Projeto Político Pedagógico da escola. A diferença é que, enquanto no PPP as informações aparecem de forma dissertativa, mais ou menos como foram discutidas durante o planejamento, no regimento escolar a estrutura é mais rígida, com seções, artigos, parágrafos, incisos etc. – ou seja, se aproxima mais da maneira como são formatadas as leis.

Em geral, a estrutura do regimento escolar segue a seguinte configuração:

• Identificação da escola;
• Finalidades e objetivos da instituição de ensino;
• Organização do trabalho pedagógico (nesta parte, são determinadas a configuração e o papel de cada equipe dentro do trabalho pedagógico);
• Organização didático-pedagógica (esta é a parte mais extensa do regimento escolar, pois contempla os objetivos e a proposta curricular para cada etapa de ensino, matrículas, frequência, sistema de avaliações, calendário escolar, espaços pedagógicos e diversos outros elementos que refletem o dia a dia-a-dia da escola);
• Direitos, deveres e proibições da comunidade escolar.

Juntos, o Projeto Político Pedagógico e o regimento escolar são os dois documentos essenciais para que a escola tenha o seu funcionamento autorizado pela Secretaria de Educação.

Se quiser conhecer mais a fundo a estrutura do regimento escolar, clique aqui para acessar o documento de Fundamentação legal para a elaboração do regimento escolar da educação básica, redigido pela Secretaria de Estado da Educação – PR.

Calendário escolar

O calendário escolar é o documento que organiza o período letivo, estabelecendo as datas de matrículas, início e término das aulas, períodos de férias, listando os feriados e recessos praticados pela escola e planejando os eventos que serão realizados durante o ano. O calendário também é essencial para a distribuição bimestral, trimestral ou semestral do conteúdo didático – a depender da forma como a instituição organiza o seu currículo escolar – bem como para o planejamento das avaliações. No caso das escolas públicas, o calendário escolar normalmente segue a definição da Secretaria de Educação Estadual ou Municipal. Para as escolas privadas, este documento deve ser validado anualmente com o Núcleo Regional de Educação.

Currículo escolar

O currículo escolar compreende as expectativas de aprendizagem para os estudantes a cada ano e em cada campo de experiências, área de conhecimento e componente curricular ao longo da sua trajetória na educação básica. O objetivo do currículo é coordenar e orientar as ações dos professores, de forma que, ao final da sua trajetória, os alunos tenham desenvolvido plenamente as competências e habilidades especificadas pela BNCC e pelo currículo, em uma progressão lógica de aprendizagens.

Com a implementação da Base Nacional Comum Curricular, o currículo escolar será composto de uma base comum a todas as escolas e estudantes brasileiros e de uma parte diversificada, que pode incluir definições das secretarias estaduais e municipais de educação, além de definições das próprias instituições de ensino. Dessa forma, a proposta da BNCC é de que todos os estudantes tenham direito de desenvolver uma base comum de aprendizagens, mas também possam desenvolver competências, habilidades e aprendizagens que são relevantes dentro da sua própria realidade local e social.

Nem o currículo escolar, nem a BNCC devem ser fatores limitantes para a prática do professor. Eles são norteadores para o que deve ser ensinado, ao passo que o “como” ensinar fica a cargo do professor, no desenvolvimento de seus planos de aula e na prática de sala de aula.

Projeto Político Pedagógico e Plano de aula

Assim como o planejamento anual, o plano de aula também não é exatamente um documento normativo. Mas ele não poderia ficar de fora dessa lista, pois é um documento de extrema importância para que se traduza em ação tudo o que foi definido no planejamento e em cada um dos documentos normativos da escola. O plano de aula é parte essencial do planejamento do professor para colocar em prática o currículo, levando em conta também os objetivos que foram estabelecidos em conjunto no PPP e no regimento escolar.

Na prática, o plano de aula pega um objeto de conhecimento específico dentro do currículo e detalha a metodologia, a forma como aquilo será trabalhado em sala de aula. O plano de aula é importante para sistematizar a prática, organizar o cronograma (obedecendo ao calendário escolar), prever as situações de aprendizagem, listar e providenciar os recursos necessários para a prática, manter acompanhamento e registro da evolução dos alunos.

Além dos documentos normativos da escola, lembre-se de que todas as instituições de ensino devem seguir a legislação educacional nacional e local. Ou seja, cada um desses documentos listados anteriormente precisa respeitar e estar de acordo com:

• A Constituição Federal;
• A Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB);
• O Plano Nacional de Educação (PNE);
• A Base Nacional Comum Curricular (BNCC);

Os currículos estadual e municipal.

De que forma acontece a elaboração ou a revisão dos documentos normativos na sua escola? Divida a sua experiência com a gente nos comentários!

Qual é o documento mais importante da escola?

Quais são os principais documentos de uma escola?

Qual o nome do documento da escola?

Qual a importância dos documentos escolares?