Quais ferramentas podem ser utilizadas no gerenciamento da qualidade de um projeto?

O trabalho da qualidade muitas vezes se insinua nos processos pelo uso de ferramentas de gestão da qualidade. São elas que vão metrificar e dar tangibilidade ao que precisa ser melhorado. Por isso, esse é um dos pilares do setor. 

E quais as ferramentas de gestão da qualidade que mais ajudam você a manter o seu SGQ em conformidade com a ISO 9001?

Neste artigo, compilamos as 7 ferramentas da qualidade e mais outras 13 que você pode usar, totalizando 20 principais ferramentas e metodologias de gestão da qualidade que vão ajudar você a realizar uma análise precisa e alcançar resultados na empresa.

Quais são as 7 ferramentas da Qualidade?

1. Fluxograma

O fluxograma é uma representação visual de processos poderosa pela sua simplicidade: para fazer, basta conhecer a simbologia, a sintaxe e o passo a passo do processo. 

Os benefícios de fazê-lo são vários. Ao construir fluxogramas, a equipe exercita a descoberta dos processos, faz seu mapeamento e reconhecimento. Ao analisar fluxogramas, a equipe revela gaps e oportunidades de melhoria. Ao comunicar-se usando os seus fluxogramas, os processos adquirem a transparência para ser um padrão para todos. 

2. Diagrama de Ishikawa

Em qualidade é muito raro que um problema seja proveniente de uma única causa. Por via de regra, há uma cadeia de causas que precisa ser descoberta para que a ação corretiva seja efetiva e atue na raiz do problema. Esta ferramenta é um método para obtê-la.

Conhecido também como espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, o diagrama de Ishikawa é uma ferramenta da gestão da qualidade que exercita a identificação das causas de um problema e as estrutura de maneira visual.

Nele, as causas dos problemas são divididas em 6Ms, sendo cada um deles uma possível fonte do problema. São eles:

• Método
• Matéria-prima
• Mão de obra
• Máquina
• Medida e 
• Meio ambiente.

3. Folhas de verificação

Você contabiliza ocorrências por local, medições obtidas, problemas de acordo com suas causas a fim de verificar como elas se comportam? 

A folha de verificação ajuda a fazer isso. Criada pelo mesmo Ishikawa do diagrama da espinha de peixe, ela é uma tabela de registro de ocorrências de acordo com uma classificação, medida, local ou tipo de evento previamente definido. Visualmente, ela é uma tabela com marcações, o que facilita, portanto, a interpretação visual. 

Das ferramentas da qualidade, ela é uma das mais simples de operacionalizar. Por exemplo, se você tem as causas, pode começar a contabilizar o número de ocorrências relacionadas a cada uma delas. Depois, jogar os dados em um Diagrama de Pareto e ver qual é a principal causa de problemas.

Aliás, vamos conhecer o diagrama de Pareto, que é a quarta ferramenta de gestão da qualidade.

4. Diagrama de Pareto

Se aplicarmos o princípio de Pareto à qualidade, teremos que 20% das causas são responsáveis por 80% dos problemas. Mas como visualizar essa relação?

Com o diagrama de Pareto. O diagrama de Pareto é um gráfico composto de barras ordenadas de maneira decrescente percorrido por uma linha que marca a porcentagem acumulada de cada torre de acordo com o princípio de Pareto.

Identificando os dados mais significativos para certo resultado, você tem uma resposta imediata sobre o que deve priorizar.

5. Histograma

O histograma apresenta graficamente a frequência relativa de uma mesma variável, de modo a exibir seu padrão de distribuição ou incidência em faixas previamente estabelecidas. 

O objetivo é identificar oportunidades de melhoria, em um nível de detalhe mais profundo, para melhorar essa distribuição.

Uma base para a construção de histogramas pode estar nas cartas de controle, próxima ferramenta de gestão da qualidade que vamos ver.

6. Cartas ou gráficos de controle

As cartas de controle são um gráfico para monitorar como uma métrica se comporta ao longo do tempo, evidenciando alterações a partir de um valor esperado. Logo, a função dessa ferramenta é mandar um sinal quando alguma coisa se modifica.

Os padrões formados pelas cartas de controle são sua chave de interpretação, identificando se a métrica é estável ou não, assim como se as causas por trás são previstas (dentro do desvio padrão) ou não (outliers).

As cartas de controle também ajudam a monitorar o impacto de mudanças, por permitirem a comparação da métrica com o estado anterior.

7. Diagrama de dispersão

O diagrama de dispersão é um gráfico que exibe a relação entre duas variáveis, a fim de identificar correlações entre ambas, como causa e efeito. Por exemplo: se o valor de X aumenta, o de Y também aumenta? Se o valor de X é tal, qual o valor provável de Y?

Essas informações permitem que estimemos e tiremos conclusões no futuro, sem necessariamente dispôr de ambas as medidas.

Veja mais 13 ferramentas e metodologias de gestão

8. SIPOC 

Fornecedores (suppliers), Entradas (inputs), Atividades (process), Saídas (outputs) e Clientes (customers): identificando esses cinco elementos você tem uma visão clara sobre o seu processo.

O SIPOC está entre as ferramentas de gestão visual para o mapeamento de processos mais usadas. A própria ISO 9001 identifica os elementos de sua abordagem de processo com base nela.

9. Kanban

Kanban, literalmente, designa um cartão. No mundo da produção, representa um pedido ou uma compra que puxa a produção de um produto ou serviço até a entrega ao cliente.  

O kanban, por isso, é como o sistema puxado – contraposto a um sistema empurrado – se materializa na produção just-in-time. Criado por Taiichi Ohno dentro da Toyota, ele parte da premissa de que fazer para a entrega, e não apenas para o estoque, gera mais valor para o cliente, mais engajamento dos colaboradores e mais melhoria na produção.

A razão disso é que o kanban tem a virtude de gerar urgência, revelando esperas na produção e a ação rápida de correção.

Sua formulação mais simples é por meio de três colunas: to do, doing e done.

10. Metodologia 5S

A metodologia 5S é uma guia para avaliar tudo o que está presente em um espaço, com vistas a eliminar o desperdício: removendo o que é desnecessário, organizando as coisas de forma lógica, conservando o ambiente limpo e mantendo esse ciclo em andamento.

O programa se baseia em cinco premissas, traduzidas como “sensos”:

• Seiri (senso de utilização)
• Seiton (senso de organização)
• Seiso (senso de limpeza)
• Seiketsu (senso de padronização e saúde)
• Shitsuke (senso de disciplina ou autodisciplina).

11. Matriz de risco

A matriz de risco é um ferramenta de gerenciamento de riscos que auxilia na análise de um risco de acordo com a probabilidade e o impacto. 

Geralmente é construída em uma estrutura 3×3 ou 5×5, com cada quadro representado um ponto da escala de probabilidade e impacto. Ao avaliar cada risco, você determinará, dentro da matriz, se ele pode ser retido ou deve ser mitigado e evitado, de acordo com o apetite a riscos da empresa.

12. PFMEA

O PFMEA é uma metodologia de análise da severidade e avaliação de prioridade de riscos de acordo com o modo e o efeito da falha. A metodologia trabalha com três indicadores numéricos:

• Severidade
• Ocorrência e
• Detecção.

Após a análise, ela embasa a priorização de ações para evitar ou mitigar o risco, segundo o apetite a riscos da empresa.

13. 5 porquês

Mesmo que você use o SIPOC para compreender seus processos, o kanban e o 5S para eliminar os desperdícios, e o FMEA e a matriz de riscos para gerenciar riscos, que problemas podem ocorrer. 

Assim como o diagrama de Ishikawa, os 5 porquês é um método voltado para análise da causa raiz. 

Simples, seu funcionamento é, basicamente, questionar “por que” diante de toda causa identificada, até encontrar a verdadeira causa do problema. Como, normalmente, você precisa de cinco motivos para chegar à causa raiz, a ferramenta ficou conhecida por esse nome.

14. 5W2H

A ferramenta 5W2H auxilia na elaboração de planos de ação e projetos. Seu nome se refere aos itens do checkpoint que você precisa fazer antes de iniciar os trabalhos. São eles:

5W:

• What? (O que será feito?)
• Why? (Por que será feito?)
• Where? (Onde será feito?)
• When? (Quando será feito?)
• Who (Por quem será feito?)

2H:

• How? (Como será feito?)
• How much? (Quanto vai custar?)

Uma variação mais simples do 5W2H é o 3W, que envolve apenas o what, when e who. 

15. MASP

O MASP é uma metodologia para o tratamento de ocorrências. Também chamada de QC-Story – Quality Control Story, ela é uma metodologia para gerenciar o ciclo de tratamento de uma ocorrência, da descoberta das causas até a padronização da solução.

Assim como ferramentas de análise de causa, ela tem particular ênfase na descoberta das causas dos problemas identificados. Mas seu fluxo é estruturado de modo a auxiliar a tomada de decisão em relação a planos de ação e métricas de verificação.

O MASP tem 8 passos. São eles:

1. Identificação
2. Observação
3. Análise
4. Plano de ação
5. Ação
6. Verificação
7. Padronização
8. Conclusão.

16. Six sigma: DMAIC

Acrônimo de Definir, Mensurar, Analisar, Melhorar (do inglês Improve) e Controlar, DMAIC é uma metodologia sistemática de cinco passos para a resolução de problemas e melhoria de processos dentro do six sigma.

Seus três primeiros passos são focados na identificação do problema ou oportunidade de melhoria. A quarta fase envolve o planejamento e a implementação das ações. E a última a verificação e o monitoramento. 

Você pode aplicar DMAIC contínua ou pontualmente em seus projetos.

17. PDCA

PDCA está entre as ferramentas da qualidade mais conhecidas, porque se adapta a qualquer situação.

Ela estrutura a gestão de projetos com base em quatro pilares básicos, dos quais se derivam seu nome:

1. Planejar (plan)
2. Executar (do)
3. Verificar (check)
4. Agir (act).

Como uma ferramenta cíclica, o PDCA visa o aprendizado contínuo, base da melhoria contínua (kaizen).

18. Kaizen A3

Kaizen – que, em português, significa “mudança para melhor” – é um método para guiar a construção da melhoria em um processo contínuo, feito em vários pequenos projetos. 

Sua aplicação tem quatro passos:

1. Preparação
2. Implementação
3. Acompanhamento
4. Próximos passos

19. Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta de priorização baseada em três critérios:

• G (gravidade)
• U (urgência) e
• T (tendência).

Por meio de uma escala que vai de 1 a 5, ela estabelece uma pontuação para cada item que deve ser priorizado.

20. Balanced scorecard – BSC

O balance scorecard – BSC é uma ferramenta de gestão que pode ser aplicada ao universo da qualidade a fim de integrar e balancear indicadores de desempenho de acordo com quatro perspectivas:

• Financeira

• Cliente
• Processos internos e
• Aprendizado e crescimento.

Após reunir as informações relacionadas ao principal objetivo da empresa, KPIs necessários em cada perspectiva, metas e planos de execução, você cria um mapa estratégico conectando todas as informações entre si.

Ferramentas de gestão da qualidade: tenha um kit completo, use o que precisa

As ferramentas de gestão da qualidade auxiliam o setor da qualidade a conduzir seus processos. São frameworks que formalizam a atuação e ajudam a colocar todos na mesma página.

No seu dia a dia será possível – e necessário – usar várias combinações entre essas ferramentas e metodologias, de acordo com a sua necessidade. 

Evitar o excesso de ferramentas ou o uso de soluções redundantes é um cuidado a se tomar sempre.

Ainda assim, continuar a buscar ferramentas para complementar o seu toolkit é fundamental. Ela pode ser a solução certa para endereçar certa tarefa.

Então, se sentiu falta de alguma ferramenta que você usa no seu dia a dia nesta lista, coloque nos comentários para nós!

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