Quais são os grupos de processos considerados pelo PMI que fazem parte de um projeto?

No dia a dia de qualquer empresa e/ou organização, é fundamental estar atento a todos os aspectos administrativos. É nesse contexto que a gestão de projetos se torna importante. É através da gestão de projetos que a empresa consegue garantir que seus processos tenham sucesso.

Os autores do Livro AFE Gestão de Projetos – Elaboração e Planejamento, José Júnior Lima Alves de Oliveira e Paulo César Barroso Veríssimo, explicam que a gestão de projetos necessita de técnicas, conceitos e ações e que deve ser rotineira nas empresas, para ser aprimorada cada vez mais.

Por meio de processos de gerenciamento, é possível trazer mais controle e praticidade para desenvolver tarefas. Esses processos podem ser divididos nas etapas de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

Ao definirem um novo projeto, gestores costumam ter problema com a definição ou cumprimento de aspectos importantes, como os objetivos, prazos e orçamentos, o que pode levar o projeto ao fracasso. Parte daí a importância de se detalhar o gerenciamento desses projetos.

A seguir estão detalhados os 5 grupos de processos de gerenciamentos de projetos, de acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge)¹:

- Iniciação

A iniciação serve tanto para oficializar o início do projeto, como para instituir uma nova etapa de um projeto já existente. No caso de projetos com várias etapas, é vital abordar todo o escopo para o desenvolvimento do projeto.

Para dar início, também é preciso que o projeto obtenha aprovação dos responsáveis. Nessa fase é feita a avaliação inicial sobre o capital necessário, e sobre a interrupção ou continuação dos projetos. O projeto é atribuído a um gerente, mas os gestores são os responsáveis por dar o aval para a execução.

Em termos práticos: a ideia é levada como proposta até os gestores que analisarão e definirão a viabilidade do projeto, liberando a verba para que ele possa ser colocado em prática.

- Planejamento

No planejamento é feito o detalhamento de todos os pontos definidos na iniciação. É a etapa mais delicada, pois exige uma análise minuciosa de todos os detalhes, como valor do investimento, prazo, organização do trabalho, estratégias, pessoas envolvidas, entre outros. Também é necessário projetar possibilidades de mudanças, para não sofrer prejuízos com imprevistos, como o surgimento de custos adicionais.

- Execução

Essa é a etapa da prática. É hora de colocar a mão na massa. O gerente deve coordenar os recursos, delegando funções e supervisionando o andamento das tarefas. A equipe que o executa deve dar feedbacks para o gerente, que, por sua vez, deve informá-los aos principais interessados nos resultados. Também pode rever riscos e readaptar o projeto, em casos em que há imprevistos, alterando os planos que estão sendo afetados.

- Monitoramento e controle

O gerente, mais uma vez, deve analisar todas as variações ocorridas em relação a prazos, custos e etc, definidas no planejamento. A partir de uma análise comparativa, ele conseguirá identificá-las e poderá avaliar medidas de urgência para impedir que todo o projeto seja prejudicado. Deve-se, também, avaliar riscos, pois algumas variáveis podem modificá-los, como fatores mercadológicos ou o próprio andamento das atividades.

- Encerramento

Por fim, encerra-se o projeto ou uma das etapas dele. É esse o momento de avaliar erros e acertos, para serem consertados ou melhorados em projetos futuros. Também cabe uma reavaliação de todo o projeto, para ter a certeza do cumprimento de todos os planos iniciais.

O ponto alto do processo é a aceitação do produto ou serviço pelo cliente. Em caso de problemas, como a não aceitação da funcionalidade criadas, deve-se avaliar o que deu errado e consertar esses problemas com a equipe de execução.

¹ O Guia PMBOK identifica um subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, que é amplamente reconhecido como boa prática, sendo em razão disso, utilizado como base pelo Project Management Institute (PMI). Uma boa prática não significa que o conhecimento e as práticas devem ser aplicadas uniformemente a todos os projetos, sem considerar se são ou não apropriados. Fonte: <https://pt.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge>

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O gerenciamento de projetos PMBOK é um dos termos mais conhecidos para quem atua na área. Você já tinha ouvido falar nele?

Esse é o guia completo e mais atual que contém informações sobre as melhores práticas. Por isso, é importante conhecer seus processos de gerenciamento de projetos para aprimorar o conhecimento nessa área.

Neste post, você vai entender o que é de fato o gerenciamento de projetos PMBOK, os grupos que formam esse guia e quais as áreas de conhecimento do gerenciamento que precisamos dominar para alcançar os melhores resultados no gerenciamento de projetos.

Veja também: 5 ferramentas para gestão de projetos para facilitar o seu dia a dia e alcançar grandes resultados

O gerenciamento de projetos PMBOK, sigla para Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), é um guia ou documento que contém a terminologia padrão, melhores práticas e diretrizes dos processos referentes ao gerenciamento de projetos.

Ele foi definido e desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), um instituto americano focado em trabalhar ações da área de gerenciamento de projetos.

Atualmente, o guia PMBOK está na sexta edição. Inclusive, ele foi criado para evoluir ao longo do tempo. Por isso, é reconhecido internacionalmente como um recurso essencial para os gerentes de projeto que querem se manter sempre atualizados.

A maior parte do guia abrange tópicos específicos para gerenciamento de projetos, mas menciona temas mais abrangentes que se sobrepõem, como:

• Orçamento;
• Planejamento;
• Previsão financeira;
• Comportamento organizacional.

Como o PMBOK se relaciona com o ciclo do gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos PMBOK é formulado em torno de processos que se relacionam para concluir um projeto. Segundo o guia, as três fases de um projeto que se relacionam diretamente são as:

• Entradas;
• Ferramentas e técnicas;
• Saídas.

Elas são usadas ​​para criar o ciclo de vida geral de um projeto e para descrever as etapas e técnicas características do gerenciamento de projetos.

Por esse motivo, o guia PMBOK é uma ferramenta importante para aspirantes a gerentes de projetos, especialmente aqueles que desejam obter certificações CAPM (Profissional Técnico Certificado em Gerenciamento de Projetos) ou certificação PMP (Credencial de Profissional de Gerenciamento de Projetos).

Leia mais: Veja na prática os 3 passos de como fazer a implantação de um projeto

Quais sãos os grupos trabalhados pelo PMBOK?

O PMBOK utiliza cinco grupos de processos. São usados para categorizar as operações de gerenciamento de projetos necessárias para administrar uma empresa ou supervisionar um projeto.

Os 5 grupos de processos do PMBOK são:

1. Iniciação: são processos que iniciam um novo projeto, como identificar uma necessidade ou receber autorização;
2. Planejamento: são processos que estabelecem a proposta inicial do projeto, como definir os objetivos e elaborar o plano de ação;
3. Execução: também chamado de Implementação em edições anteriores, estes são os processos para avançar o projeto, executando o trabalho definido no planejamento, atendendo às especificações necessárias;
4. Monitoramento e Controle: esses já são os processos executados que rastreiam e revisam o desenvolvimento do projeto, realizando mudanças e ampliando prazos conforme a necessidade;
5. Encerramento: estes são os processos que a equipe de avaliação de qualidade verifica e finaliza para uso oficial.

Confira este vídeo sobre os grupos de processos PMBOK:

Quais são as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos PMBOK?

Dentro do guia PMBOK, os cinco grupos de processos podem ainda ser divididos em dez áreas de conhecimento (já foram 9 em algumas edições anteriores). Elas se sobrepõem durante as diferentes fases de um projeto.

Veja a lista e um resumo de cada uma delas:

1- Gerenciamento de integração de projetos

A integração é referente ao processo de combinar ou unir as várias partes móveis de qualquer projeto. Assim, será mais fácil trabalhar em direção a um objetivo comum.

Aqui se destaca a importância que tem a comunicação com os participantes do projeto.

2- Gerenciamento do escopo do projeto

O escopo aparece para garantir que cada projeto inclua todo o trabalho necessário. Ele deve ser identificado no início do projeto, assim, evita-se que o escopo do projeto se expanda conforme o tempo passa.

3- Gerenciamento do cronograma

Também chamado de gerenciamento de tempo em edições anteriores, o cronograma visa manter uma sequência de eventos precisa e atualizada. Dessa forma, busca-se o cumprimento de prazos e responsabilidade, porém, podem ocorrer ajuste dos prazos, se necessário.

4- Gerenciamento de custos

Os custos se referem ao planejamento, orçamento e controle dos aspectos financeiros dos projetos.

Assim, é possível manter os custos com mão-de-obra, materiais e equipamentos dentro do orçamento inicialmente aprovado.

5- Gerenciamento da qualidade

A qualidade representa o estabelecimento de políticas e objetos do nível de satisfação de certos parâmetros mínimos. Isso deve ser feito no início do projeto.

Assim, as verificações recorrentes podem ser feitas para garantir que o projeto satisfaça as necessidades de todos.

6- Gerenciamento de recursos do projeto

Também chamada de recursos humanos em algumas edições, ela representa a delegação de tarefas específicas aos membros da equipe do projeto.

O foco é utilizar conhecimento, experiência e habilidades de cada um da maneira mais proveitosa possível.

7- Gerenciamento de comunicações

As comunicações determinam a maneira mais eficiente de distribuir, monitorar, controlar e armazenar informações com todos os envolvidos.

8- Gerenciamento de riscos

Um plano de gerenciamento de riscos deve ser feito para cada projeto, identificando, analisando e controlando riscos, estabelecendo também um plano de resposta para tratar de problemas que possam surgir.

9- Gerenciamento de aquisições do projeto

As aquisições se referem à obtenção dos produtos ou serviços necessários para concluir o projeto.

Os subconjuntos nesta área de conhecimento incluem planejamento de aquisições, planejamento de solicitações, seleção de fornecedores, administração e encerramento de contratos.

10- Gestão de partes interessadas do projeto

A gestão das partes interessadas entrou como área de conhecimento na quinta edição do gerenciamento de projetos PMBOK.

Ela faz a identificação de todas as pessoas ou equipes envolvidas no projeto. Além disso, define que papel eles estarão desempenhando, quais são suas expectativas e quais estratégias de gerenciamento serão empregadas.

Por que vale a pena usar o PMBOK?

Conhecer e aplicar todos os detalhes do guia PMBOK parece ser uma tarefa quase impossível. Mas a verdade é que ele será muito útil sempre que você tiver uma dúvida sobre as melhores práticas na gestão de projetos.

A PMI sempre informa que você deve saber adaptar e selecionar o conhecimento que necessita em cada projeto. Assim, a teoria pode ajudá-lo a descobrir maneiras melhores de fazer as coisas e colocar tudo em prática.

A verdadeira vantagem de utilizar o gerenciamento de projetos PMBOK é garantir que a metodologia seja a mais simples, rápida e fácil de usar. Dessa forma, você aplicará o rigor suficiente para otimizar os resultados do projeto, sem sobrecarregar os participantes, mas usando as melhores metodologias, na medida certa.

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• O que é gerenciamento de projetos PMBOK?
• Quais sãos os grupos trabalhados pelo PMBOK?
• Quais são as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos PMBOK?
• Por que vale a pena usar o PMBOK?

Quais os grupos de processos de um projeto segundo PMBOK PMI?

Quais os grupos de processos de um projeto?

Quais são os grupos de processos?

Quantos são os processos alinhados com o PMI?