Gerenciamento de projetos exige conhecimentos de marketing por quê

Gestão de projetos é um termo bastante atual e recorrente. Não basta fazer grandes projetos e pensar que isso é o suficiente para você alcançar os resultados que almeja e decolar rumo ao sucesso. Não é bem por aí…

Saber gerenciar esses projetos é a chave para que isso aconteça, sem pensar apenas nos resultados, mas também no processo que terá de enfrentar para alcançá-los.

É muito importante planejar, mas tão importante quanto, é saber o que fazer com esses projetos e como tirá-los do papel.

Introdução

Uma boa estratégia de gerenciamento de projetos, possibilita alcançar as metas e concretizar os objetivos estabelecidos, de maneira contínua e duradoura. Para executar essa gestão, é necessário ter estratégia, foco e disciplina.

Saber gerenciar projetos é uma característica de profissionais que têm visão de futuro, conseguem olhar além do óbvio e enxergar os resultados mesmo antes de colocar a estratégia em prática. Na verdade, para conseguir elaborar tais estratégias, é preciso ter uma visão mais ampla e abrangente.

O mercado de gestão de projetos não para de crescer e, se você quer entender como ele funciona, seja por curiosidade ou por almejar ocupar um cargo de gerente e obter sucesso e realização profissional, continue essa leitura e saiba mais sobre esse universo.

Antes de mais nada, você sabe o que é um projeto? A definição da palavra no dicionário significa a intenção de fazer ou realizar algo, é um plano ou esquema delineado e detalhado de um empreendimento a ser realizado.

Simplificando um pouco, um projeto nada mais é do que um conjunto de atividades realizadas em grupo e de forma temporária, a fim de produzir um serviço ou produto e, tem como objetivo, alcançar um resultado específico.

Um projeto normalmente é temporário, pois tem períodos estabelecidos de início e término, e um objetivo particular, que quando atingido encerra o ciclo.

A Gestão de Projetos é a execução dessas atividades, de forma estratégica, única e individual (assim como cada projeto), aplicando conhecimentos práticos e teóricos, habilidades e técnicas necessárias para alcançar aquilo que é estabelecido como meta final.

De acordo com o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), também conhecido como a “Bíblia da gestão de projetos”, o gerenciamento de projetos é aplicação de conhecimentos, habilidade, ferramentas e técnicas às atividades estabelecidas para garantir o êxito do projeto e atender aos seus requisitos.

Essa atividade de gerenciamento envolve, portanto, competências técnicas (conhecimentos e habilidade adquiridos por uma pessoa através da educação formal ou informal) e habilidades de liderança como inteligência emocional e social. 

Para que serve a gestão de projetos

Se projetos não tivessem problemas não precisariam ser gerenciados, é nisso que o Planning acredita. 

A partir disso, já dá para imaginar qual é a realidade da gestão de projetos: resolver problemas, mas não só isso, é também transformar estratégias em resultados, garantindo que tudo seja feito da forma correta, no momento exato e pela pessoa certa.⠀

O gerenciamento de projetos é importante, pois assegura que os objetivos estratégicos serão executados através de um plano pertinente, que visa aproximar clientes e empresa, para garantir o melhor resultado para ambos.

Sem uma pessoa para gerenciar, provavelmente o caminho em meio a um projeto será tortuoso e com obstáculos que parecerão invencíveis. 

Mas, com uma boa estratégia de gestão, as operações fluirão de forma organizada, com foco nas metas, prazos e qualidade, já sabendo dos problemas que podem vir a acontecer, pois, isso também faz parte do processo de gestão: se antecipar para lidar com possíveis contratempos.

Podemos definir então 4 objetivos principais da gestão de projetos:

• Facilitar os processos e também, a vida das pessoas do time;⠀
• Guiar as pessoas, sejam elas clientes, equipe de gestão, time de execução e que mais fizer parte do projeto que está sendo executado;⠀
• Entregar o que foi programado, alinhando os processos para que todas as pessoas envolvidas obtenham êxito e cumpram os prazos;
• Analisar sempre as melhores formas de fazer acontecer, verificar dados e números e, focar sempre na melhoria constante.⠀

Vantagens da gestão de projetos

Já entendemos para que serve a gestão de projetos, mas quais são as suas vantagens, na prática? 

Grande parte delas estão relacionadas à organização das operações, sejam elas o cumprimento dos prazos, motivação da equipe, redução de riscos e agilidade nas decisões, como foco no objetivo final.

Entretanto, há muitas outras vantagens da gestão de projetos. Confira algumas delas a seguir:

Maior controle dos processos

Com a gestão é possível acompanhar todos os processos de um projeto, de forma a centralizar todas as etapas, prazos e recursos compreendidos no projeto, do planejamento à execução.   

Agora, se você tiver um software de gestão de projetos, isso se torna muito mais fácil. Atualmente há diversas opções de ferramentas que podem auxiliar a tarefa de gerenciamento.

Agilidade na tomada de decisões

Com uma boa estratégia predefinida para colocar um projeto em prática, é possível antecipar aquilo que pode dar errado, sendo assim, mais fácil de elaborar soluções para possíveis problemas, tornando mais ágil o processo como um todo.

Além disso, com tarefas estabelecidas para cada membro do time, é possível monitorar o desempenho de cada pessoa em atividades simultâneas, de forma a garantir a qualidade na execução de cada etapa do processo.

Controle dos riscos

Os riscos são sempre particulares aos projetos, visto que um projeto é algo único e específico. Contudo, com uma gestão eficiente, é possível prever esses riscos e ter o famoso “plano B” na manga, sem perder o controle do andamento do projeto.

Assim como previstos os riscos negativos, os positivos também são antecipados, facilitando  o aproveitamento das oportunidades que surgirem ao longo da execução do projeto, o que trará muitos benefícios. 

Quanto mais informações o (a) gestor (a) tiver sobre um projeto, mais fácil será antecipar as possíveis soluções necessárias para evitar ou corrigir riscos para que não venham se tornar problemas reais.

Outra dica importante é considerar a experiência obtida em projetos anteriores, pois aquilo que foi aprendido no passado, tem grandes chances de se repetir em projetos futuros.

Maior engajamento do time

Envolver o time em todas as etapas da execução de um projeto, faz parte do processo de gestão e, tem como objetivo, fazer com que se sintam importante e relevantes dentro da empresa, o que certamente irá motivar toda a equipe.

Compartilhar as informações com o time, gera uma relação de confiança e transparência, abrindo espaço para a comunicação clara e objetiva que facilita a execução das etapas do projeto.

É importante lembrar que um projeto sem pessoas para executá-lo, nunca sairá do papel. As pessoas são as peças mais importantes de um projeto, portanto, devem ser consideradas em cada parte do planejamento para que compreendam o seu papel nas atividades, os prazos e objetivos. 

Gestão de projetos e também gestão de pessoas. É fundamental tratar o time com respeito e deixar claro qual a lógica dos processos, o que pode ser feito através de reuniões em grupo, nas quais as opiniões da equipe são sempre bem-vindas.

Maior satisfação do cliente

A maioria dos projetos tem como foco a satisfação do(a) cliente. Para isso, faz parte do trabalho de gestão entender suas expectativas para direcionar as ações mais eficazes a fim de alcançar ou superar essas expectativas.

Para isso, é fundamental o contato com o(a) cliente, ouvir críticas e sugestões, através de comentários no site ou redes sociais, preenchimento de formulários, enquetes, etc. e apresentar o que está sendo feito pela empresa para proporcionar melhorias. 

Cumprimento do cronograma

Não adianta somente colocar em prática um planejamento e ver no que vai dar, é preciso cumprir os prazos pré estabelecidos. O cronograma é a base que servirá de referência para o andamento dos processos.

Definir um cronograma, permite que o(a) gestor(a) acompanhe o desenvolvimento de cada etapa e, possa comparar se o tempo gasto em um processo está de acordo com o tempo planejado.

Isso possibilita mais controle sobre o projeto, pois é possível prever qual etapa está sendo executada em determinado momento. 

Já sabemos que um projeto é constituído e executado por pessoas, isso implica que nem sempre o cronograma será cumprido a risca, há sempre a possibilidade de ocorrer imprevistos. 

Com isso em mente é possível compreender a importância da gestão de projetos é da elaboração de um cronograma, pois, com o acompanhamento constante, pode-se prever, minimizar e até evitar possíveis atrasos.

Otimização do tempo

Com um projeto bem definido, datas estabelecidas, tarefas programadas, pessoas encarregadas, estratégias de execução e uma equipe bem treinada, a otimização de tempo é uma consequência esperada.

Mas isso só é possível com a gestão eficiente do projeto, que irá garantir que tudo o que foi planejado saia conforme o esperado e poupe o tempo que seria gasto com retrabalho ou procrastinação.

Resultados mais assertivos

No processo da gestão de um projeto, é necessário destinar um tempo para analisar as demandas que precisam ser atendidas, definir todas as etapas do projeto e definir processos que serão capazes de garantir que as metas sejam alcançadas.

Fazendo o monitoramento de maneira eficaz, é mais garantido que os resultados almejados sejam assertivos e, correspondam com aquilo que o(a) cliente do projeto solicitou.

Quais as 5 fases do processo de gestão de projeto?

Um projeto não é somente composto por uma ideia aleatória a fim de atingir um resultado específico. Ele é constituído de uma série de fases, que são essenciais para o seu funcionamento, e devem ser consideradas na gestão.

Podemos definir como as 5 fases do processo de gestão de um projeto como atividades distintas a serem realizadas. São elas: 

Iniciação

É o momento de verificar os recursos disponíveis  para a execução do projeto, sejam eles financeiros ou de mão de obra. 

Nessa etapa, é feito um mapeamento geral da empresa para definir a efetividade do projeto, determinar um nome para ele, quais as ferramentas que serão utilizadas, quem fará parte da equipe de execução tática e qual é o argumento para que ele seja viabilizado e aprovado pela empresa.

Planejamento

É o momento de traçar um plano detalhado que seja viável para a execução do projeto. É nesta fase que são definidas as etapas do projeto, as atividades e as habilidades necessárias para colocá-las em prática.

Um bom planejamento é essencial para o sucesso de uma boa gestão, pois tem como foco determinar um guia a ser seguido. 

No planejamento é o momento de estabelecer os objetivos reais, para os quais são muito utilizadas estratégias como a S.M.A.R.T (técnica para definir os objetivos de marketing do seu negócio, focado em organização) e também aplicativos que ajudam na gestão de tarefas.
Execução

É chegada a hora de colocar em prática tudo aquilo que foi planejado. A execução é o momento de transformar o plano em ação. Começam então as reuniões de equipe para atribuir funções, relatórios de acompanhamento e a execução dos planos de gestão do projeto. 

Monitoramento e controle

O monitoramento acontece em paralelo com a execução, e deve ser realizado diariamente através do rastreio e acompanhamento de cada etapa do projeto que está sendo executado.

Ao longo do projeto, é papel do(a) gestor(a) garantir que tudo ande conforme o previsto, de forma organizada e contínua. Esse também é o momento de fazer ajustes, conforme necessário, para garantir que isso aconteça.

Nessa fase de controle, são realizados gerenciamento de recursos, acompanhamento do funcionamento e desempenho do projeto, seguido de reuniões, análise de riscos e atualização do cronograma conforme for necessário.

Encerramento

Essa é a fase que representa a conclusão do projeto, seja qual for o seu resultado. É o momento de entender os sucessos e fracassos, bem como as possibilidades de aperfeiçoamento. 

Reuniões de encerramento são necessárias para avaliar se o projeto saiu como o esperado, tanto no processo quanto no resultado alcançado. É legal neste momento, comemorar e parabenizar a equipe pelo envolvimento e engajamento, pois sem ela, nada teria sido possível.

O processo de gestão não termina por aí, ainda há o que ser feito. Após a conclusão do projeto, é papel do(a) gestor(a) levantar as pendências que não foram entregues no prazo estipulado durante o andamento das atividades, além de realizar um levantamento final de orçamento. 

Qual é a principal diferença entre projeto e gestão de projetos?

Como já mencionamos ao longo do texto, o projeto é uma unidade de trabalho, que engloba atividades específicas de forma temporária para alcançar um objetivo específico. Para isso, é necessário ter uma equipe multidisciplinar para executá-lo.

Tendo isso em mente, a gestão de projetos é que vai possibilitar que tudo isso aconteça. A gestão irá organizar as ideias, definir metas, datas, funções, vai acompanhar o andamento, resolver pendências e executar de fato o projeto.

Para simplificar, o projeto é como um mapa a ser seguido, mas de nada adianta um mapa sem ter alguém que saiba ler e interpretar as informações, para que seja possível chegar ao destino e não ficar apenas no lugar de partida.

Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?

O primeiro passo para conseguir implementar uma metodologia de gestão de projetos, é definir uma estrutura de processos padronizados para a sua execução, de forma a familiarizar-se com cada etapa envolvida, criando uma espécie de cultura de gestão de projetos.

Além disso, é importante treinar a equipe que será responsável por executar as atividades, definir metas possíveis de serem alcançadas, delegar tarefas e eleger quais ferramentas serão utilizadas (softwares).

O que é e o que faz um(a) gerente de projetos

Um(a) gerente de projetos é a pessoa que irá garantir que o projeto seja concluído, bem como, os objetivos alcançados. É ele(a) quem define o cronograma das atividades, recursos a serem utilizados e metas individuais e do grupo.

O(a) gerente de projetos é quem acompanha e documenta o andamento da sua equipe durante a execução de um projeto, fornece feedbacks e orienta o time sobre quais os próximos passos.  

Entre as suas funções, está a de evitar que ocorram falhas no processo e resolver os problemas que vão surgindo no caminho. E sim, tenha certeza de que eles irão surgir e, neste momento, o(a) gestor(a) entra em ação para facilitar os processos e garantir a ordem e o funcionamento do projeto.

Fazem parte do seu papel:

• Planejar cada etapa do projeto com todas as pessoas envolvidas;
• Gerenciar as atividades de todos os times;
• Verificar os resultados de cada etapa;
• Executar mudanças quando são encontrados erros;
• Gerenciar pessoas (como já dissemos, gerenciar um projeto é gerenciar pessoas).

Como fazer gestão de projetos em 5 passos

Já vimos que o processo de gerenciar não é assim tão fácil e rápido. Não há uma fórmula perfeita, pois cada projeto é único e conta com uma equipe diferente. Contudo, há alguns passos que podem ser seguidos para garantir que sua gestão seja eficiente. Confira a seguir.

Escolha uma metodologia de gestão de projetos

Tudo começa com uma metodologia, que servirá como guia para elaborar a sequência de cada etapa de um projeto. Não há certo ou errado nesse momento, mas aquela que melhora se adapta à sua realidade e contexto. 

Há alguns tipos de metodologias que podem ser utilizadas:

Metodologias clássicas

Elas seguem um processo padronizado que contam com etapas sequenciais, que partem do planejamento, seguem para a execução e finalizam com o monitoramento. 

As metodologias clássicas costumam ser muito eficientes e podem ser utilizadas na maioria dos projetos, de áreas distintas.

Metodologias ágeis

Como o próprio nome já diz, as metodologias ágeis visam mais rapidez nos processos, flexibilidade e eficiência. Ao invés de definir etapas fixas como análise, produção, testes e manutenção, ela desdobra o projeto em etapas rápidas e entregas mais ágeis e contínuas.

Alguns benefícios de optar por essas metodologias é que elas garantem mais assertividade, adaptação, flexibilidade, cooperação da equipe, comunicação e simplificação (que costuma poupar tempo e dinheiro) e são super utilizadas em startups hoje, justamente pelos benefícios de adaptabilidade que essas metodologias trazem.

Monitore os indicadores do projeto constantemente

Monitorar é a melhor forma de saber se tudo está caminhando conforme o planejado. Não há como gerenciar um projeto sem acompanhar cada etapa de forma constante e observar atentamente os indicadores de desempenho.

Faça revisões no planejamento quando necessário

Nem sempre tudo sairá como o planejado. Às vezes será necessário parar um pouco e rever se o planejamento realizado é mesmo a melhor opção ou se precisa ser modificado. Não há nada de errado em fazer mudanças, lembre-se: não há plano perfeito!

Invista em profissionais qualificados

Isso é muito importante! De nada adianta definir um super projeto, alinhar etapas e delegar atividades se você não tem profissionais qualificados para executar tudo isso. É primordial fazer um levantamento inicial das pessoas do time, para saber quais são qualificadas para cada tarefa, de acordo com a sua complexidade. 

Utilize um software de gestão de projetos

Você deve utilizar a tecnologia ao seu favor no processo de gerenciamento. Fazer tudo de forma manual irá demandar muito tempo e energia. Portanto, é super bem-vindo fazer uso dos sofwares para auxiliar no trabalho de organização e acompanhamento dos processos, como Trello, Asana e vários outros que existem e podem facilitar a sua rotina.

Como se tornar um gerente de projetos?

Se depois de tudo isso você ainda quer ser um(a) gerente de projetos, parabéns! Você é uma pessoa de coragem e, esse já é o primeiro passo para se tornar o que você almeja ser. 

A vontade de aprender e de fazer acontecer direcionados no objetivo certo, é garantia de sucesso. Confira a seguir os passos necessários para dar vida a esse objetivo.

Capacitação

Se você não tem a mínima experiência em gerenciar projetos, a melhor forma de adquirir os conhecimentos necessários para começar é se matricular o quanto antes em um curso de gerenciamento de projetos, seja ele online ou presencial.

Ler livros da área, participar de treinamentos, palestras, workshops e webinars também são super importantes para se atualizar e aprender ainda mais, e claro, siga o perfil do @planningiscool no Instagram para ver dicas diárias sobre o assunto, além de nos acompanhar aqui no blog também 

Cursos online

Já passou o tempo em que as pessoas desdenhavam dos cursos online. Atualmente, eles são tão relevantes quanto os presenciais e são facilmente encontrados na internet.

Entretanto, é importante pesquisar bem antes de sair fazendo qualquer curso por aí. Verifique se há certificado de conclusão ao término curso e se ele é reconhecido por algum órgão que dê a ele credibilidade.

Especialização

Ela é destinada a quem já possui uma graduação (seja ela na área de gestão ou não). A especialização pode ser no formato de pós-graduação ou MBA (Master of Business Administration) em gestão de projetos.

O conhecimento na prática

A prática é sempre a melhor escola. É preciso aplicar os conhecimentos obtidos em toda e qualquer oportunidade. Vale lembrar que os princípios gerais de gestão são úteis para a execução de qualquer projeto, seja ele um jantar, uma festa, um evento, etc.

É importante lembrar que a pessoa que gerencia um projeto, tem um cargo de muita responsabilidade e precisa ter segurança naquilo que faz, não apenas em seus conhecimentos, mas na sua capacidade de colocá-los em prática.

Por que investir na gestão de projetos?

Investir na gestão de projetos, diferente do que muitas pessoas pensam, não é gastar dinheiro e sim poupar, tempo e dinheiro. 

Isso porque um(a) profissional de gestão está sempre se atualizando nas tendências de mercado, no cenário atual e nas inovações, a fim de desenvolver o melhor projeto para a sua empresa considerando todos esses fatores.

Isso faz com que o projeto seja único, destinado às necessidades da empresa e alinhado com as particularidades do time. Investir na gestão de projetos é priorizar a qualidade e garantir que os resultados almejados sejam alcançados com excelência.

Qual a diferença entre projeto e processo?

É comum confundir projeto e processo. Eles são coisas distintas, porém, estão ligados de certa forma.

O processo é a sequência de atividades destinadas a um fim específico. Costuma ser um trabalho contínuo, rotineiro, replicável que gera resultados constantes e padronizados com alto valor agregado.

Já o projeto, trata-se de algo mais amplo e com um objetivo final. Nele, estão inseridos os processos necessários para a sua execução, a fim de garantir que o resultado seja bem-sucedido.

Quais são as certificações mais importantes?

As certificações são muito importantes em uma carreira de gestão, principalmente para atuar em grandes empresas. Esse mercado de trabalho exige constante upgrade nos conhecimentos, uma vez que as ferramentas e softwares vão sendo atualizados.

Para obter as certificações, o ideal é que você tenha antes um conhecimento prévio teórico e prático do mercado, o que irá te ajudar no processo de obter uma certificação.

Alguns certificados são muito reconhecidos e são os principais da área de gestão de projetos, emitidos pelo PMI – Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos). Confira a seguir quais são eles:

CAPM

O Certified Associate in Project Management (CAPM) é uma certificação ideal para iniciar na atividade de GP. Ele é oferecido pelo PMI, e conta com 150 questões, com duração de 3 horas para a realização. 

Mas não é só chegar e pensar que pode fazer a prova. Para participar do processo de certificação, é necessário ter 23 horas comprovadas de treinamento em um curso certificado e diploma de conclusão do ensino médio. Além disso, é preciso renovar a certificação a cada 5 anos.

PMP

A Project Management Professional Certification (também oferecida pelo PMI), é reconhecida mundialmente e considerada a certificação mais importante do segmento. 

Assim como a CAPM, é necessário ter experiência prévia comprovada, mas nesse caso  de 7500 horas em gestão de projetos, 35 horas de educação no tema, além do diploma de conclusão do ensino médio.

Outra maneira de conseguir participar, é utilizar o diploma de graduação somado a 4500 horas de gestão aplicada e 35 horas de educação.

O exame é composto por 200 questões, que podem ser respondidas em até 4 horas. Para manter a certificação, a cada 3 anos, é necessário adquirir 60 PDUs (Professional Development Units), que são atividades de aprendizado, contabilizadas por hora atividade (1 hora = 1 PDU) e isso garante ao PMI que o profissional está sempre se atualizando na área

PMI-ACPSM

O Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM) é indicado para quem busca ser mais versátil em sua atuação no mercado, pois garante a certificação em metodologias ágeis.

Assim como os demais, é exigido que se tenha uma experiência mínima, nesse caso de 2000 horas em projetos e 1500 horas em equipes ágeis. O treinamento mínimo é de 21 horas. 

O exame conta com 120 questões, que podem ser realizadas em até 3 horas. Para manter a certificação, é preciso somar 30 PDUs a cada 3 anos.

PgMp

O Program Management Certification (PgMP) também é oferecido pelo PMI. Ele é indicado para quem almeja gerenciar projetos de alta complexidade ou mais de um simultaneamente.

Como pré-requisito é necessário ter o diploma de ensino médio, 4 anos de experiência em gestão de projetos e 7 anos no gerenciamento de programas.

Também é possível utilizar o diploma de graduação (de 4 anos), somado a 4 anos de gestão de projetos e 4 anos de gerenciamento de programas. Para manter a certificação, são necessárias 60 PDUs a cada 3 anos.

Como um software pode auxiliar na gestão de projetos?

Já sabemos que a inteligência artificial veio para ficar, e em alguns aspectos, se sobrepõe às habilidades humanas. Dessa forma, devemos encarar os softwares como nossos aliados no processo de gestão de projetos.

Eles são muito úteis em termos de organização e, dentre muitos, podemos destacar 4 benefícios de um software para a GP:

• Simplifica o gerenciamento do fluxo de tarefas;
• Padroniza e facilita a consulta de indicadores;
• Monitora mais facilmente os processos;
• Controla as horas trabalhadas por etapa.

O processo de gerenciamento de projetos exige muito tempo e dedicação para que tudo saia conforme o planejado. Desempenhar essa tarefa sem o auxílio da tecnologia, se torna quase impossível, levanto em conta a concorrência do mercado. 

Conclusão

A Gestão de Projetos é muito importante para tirar os planos do papel e colocá-los em prática. Mas é importante lembrar que todo esse processo não é realizado por máquinas, mas sim por pessoas, do início ao fim.

O Planning acredita em uma gestão humanizada, levando em conta o objetivo final a ser alcançado, mas principalmente com foco em valorizar e capacitar o time, e reconhecer o seu trabalho e engajamento com o projeto do início ao fim.

A gestão de projetos é desenvolvida por pessoas, realizada com a participação de pessoas e destinada para pessoas.

Se você gosta de conteúdos do gestão e liderança, continue acompanhando o Planning e compartilhe esse post com quem você acha tem potencial para se tornar um(a) gestor(a).

Ah, se você ficar com alguma dúvida sobre gestão de projetos, coloca um comentário aqui que eu vou amar responder você!